【苦手克服】Google Workspaceを使いこなして残業知らず！初心者さんのた

👩‍💻✨【苦手克服】Google Workspaceを使いこなして残業知らず！初心者さんのための魔法の講座

こんにちは！皆さん、毎日のお仕事お疲れ様です！

「Google Workspace」、便利だって聞くけど、いざ仕事で使うとなると...

...なんて、モヤモヤしていませんか？

実は私も、ちょっと前まで「アナログ万歳！」な苦手意識バリバリの人間でした！でも、少しのコツを掴んだだけで、驚くほど仕事の効率が上がり、残業がグッと減ったんです🙌。

このブログでは、かつての私と同じように「Google Workspace、なんだか使いづらい...」と感じているあなたのために、今日から試せる簡単・実践的な活用法を、ゆる〜くご紹介していきますね！

「仕事の効率が悪い人の共通点」...それは、「資料を探す時間」が多いこと！Gmailでメールを「探している」時間は、立派なムダな残業時間です。

ツール	解決できるお悩み	魔法のコツ
Gmail	必要なメールがどこにあるか分からない！	「ラベル」と「フィルタ」で自動整理

🌟実践ガイド

「ラベル」でフォルダ分けをする感覚を掴む
- プロジェクト名（例：#A社新プロジェクト）や、重要度（例：★要対応）で「ラベル」を作成します。
- メールを開き、上部の「ラベル」アイコンからポンと貼り付けるだけ！
「フィルタ」で自動的に振り分ける
- 「差出人が特定の上司・クライアント」で、「件名に【報告】と入っている」などの条件を設定。
- この条件に合致するメールは、自動で指定のラベルに振り分け＆重要マークを付けるように設定してしまいます。
- これで、朝会社に来たら、すでにメールが整理されている状態の完成です！

💡 ココがポイント！

フィルタは、設定時に「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れれば、過去のメールも一気に整理できますよ！

会議のたびに「〇日はどうですか？」「あ、その日はダメです...」とメールでやり取りする、この時間こそ非効率の極みです。

ツール	解決できるお悩み	魔法のコツ
Googleカレンダー	会議の日程調整に時間がかかる	自分の空き時間を公開し、会議室や備品も同時に予約

🌟実践ガイド

自分のプライベートな予定も仮で入れておく
- 例えば「集中作業（触らないで！）」など、誰にも見られたくない予定は「非公開」にして登録。そうすれば、その時間は他の人から見ると「予定あり」とだけ見えます。
会議を設定するときは「ゲスト」を招待する
- 参加者を招待すると、招待された人のカレンダーの空き時間が一覧で表示されます。これで「全員が空いている時間」が一発で分かります。
「場所」の欄から会議室も同時に予約！
- 会社の会議室やプロジェクターなども、カレンダーの「リソース」として登録されているはず。会議の予定を作る際に、会議室も一緒に予約してしまいましょう。二重予約の心配もなくなります！

「○○資料_最終版_修正_v3」なんてファイル名、もう終わりにしませんか？Google Drive/ドキュメントの一番の強みは「同時編集」と「自動保存」です。

ツール	解決できるお悩み	魔法のコツ
Google Drive	ファイルがどれが最新か分からない	「共有」を使い、原則Drive内で作業を完結させる

🌟実践ガイド

資料の作成は、最初から「Googleドキュメント」で
- Wordなどで作ってからアップロードするのではなく、最初からDriveで「新規作成」しましょう。
- これで、共同で作業しても常に最新版が1つだけに保たれます。
相手へのフィードバックは「コメント」機能で
- 修正してメールで送り返すのではなく、ドキュメント内の「コメント」機能を使って直接指摘。誰がいつ、どんな修正をしたか、全て記録に残ります。
「版の履歴」を有効活用
- もし、前のバージョンに戻したい！という時も大丈夫。ファイル上部の「ファイル」メニューから「版の履歴」を見れば、過去のすべての編集履歴がタイムスタンプ付きで残っています。クリック一つで元に戻せるので安心です。

Google Workspaceは、慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、基本は「情報を一箇所に集約し、共有を簡単にする」ためのツールです。

この3つの基本を意識するだけで、あなたの仕事はきっと劇的に変わります。さあ、今日から一つだけ、試してみませんか？