会議の時に気をつける10個のこと
会議の時に気をつけることを10個にまとめてみました。①「とりあえず30分」をやめる②GAT（Goal/Agenda/Time）③決めるのか、雑談なのか④緊急時は関係者全員集める⑤あとでメッセでやれることは話さない⑥専門性、特別度の高いものは先に決める⑦ややこしいときは図を手書きでいいので書く⑧１ヶ月やってみて棚卸し⑨悩んだらオンライン⑩議事録は数行。アジェンダ、決議、今後のスケジュールで十分①「とりあえず30分」をやめる10分で決めれるものは10分でやる。20分余ればメールは5本くらい返せるし、面談もできます。②GATGoal/Agenda/Timeを決めて会議に臨む。この会議は何ができればOKなのか、アジェンダは何なのか、期限はいつまでなのか。③決めるのか、雑談なのか何かを決める決議モードなのか、答えはないけど、とりあえずアイデア広げるモードなのか。参加者のモードを統一する。なんとなーくの会議はなんとなーく、で終わります。④緊急時は関係者全員集める「Aさんは白といってる。Bさんは黒といってる。Cさんはまだ聞けてないが多分白です。」といった場合、個別に聞くより全員集めたほうが話が早い。認識のズレやニュアンスの違いも集まればすぐわかる。伝書鳩にならないように。⑤あとでメッセでやれることは話さないついつい不安でアジェンダをてんこ盛りにしがちですが、その場で集まらないと決めれないこと（採用で例えると、ワークのお題や評価方法、講義内容や盛り上げ部分など）をまず決める。その上でここからここまでは仮決めしてまたメッセで共有、相談させてください！でOK。（採用で例えると、会場や参加学生一覧、備品の確認など）⑥専門性、特別度の高いものは先に決める⑤に紐付きますが、その人にしかできない内容の仕事は早く予定、依頼内容を固め、決めきる。キーマンの動きが見えないと全体像が見えず、枝葉のところから進めようとしますがすぐにひっくり返り、手間が増えます。⑦ややこしいときは図を手書きでいいので書く議論が白熱すると何の話をしてたかよく分からなくなる、人によって論点が違う、ということが起こりがち。また、具体的な事が決まってなくて曖昧な表現のまま終わると次のミーティングのはじめ方が分からない、前回何だったっけ？？となる。こういう時には下手でもいいので、「イメージこんなかんじですかね？？」とペライチで絵を描いてみるのがオススメです。絵に描くことで、参加者の焦点が一つに絞られますし、違う場合その場で修正もできるので、後々資料に落としやすくなります。⑧１ヶ月やってみて棚卸し定例は数ヶ月やると大体が形骸化します。1か月やってみて、習慣化できたらやめる、効果性が低いならやめる、メンバーも必要な人だけを随時入れ替える。⑨悩んだらオンライン30分の会議のために何分かけてスケジュール調整しているか。部屋がない、移動が多くなかなか予定が合わない、などいろんな理由がありますが、悩んだらオンラインでやると決める、は大事だと思います。リスケ、だいぶ先の設定をした分だけ業績に影響します。⑩議事録は数行。アジェンダ、決議、今後のスケジュールで十分一語一句違わずメモを残すことが議事録ではありません。誰と何を話し、何を決めたか、今後どうするのか。それさえわかればOK。あとは会議の時のホワイトボードとかを写真で撮って送れば大体わかります。そのほかにも、何でもかんでも会議にしない、立ち話で終わることは立ち話で決めるなど、いろいろあるので、また追加していこうと思います。
