依田会計IT室長によるOBC奉行活用術

OBC商蔵奉行を中心とした奉行シリーズの最新情報や活用方法を紹介しつつ、中小中堅企業の経営とITの融合を目指してみたり、みなかったり。。。


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依田(石井)公認会計士税理士事務所 の古屋です。


昨日のクリスマスイブには、天皇杯の準々決勝 FC東京vs浦和レッズ が行われ、

ナオサンタのゴールを守りきり、1-0で勝利!! ベスト4! クラッカー

浦和に勝ったのは実に7年ぶり!! という苦手チームに天皇杯で勝てたのは、

来期J1での戦いに自信を持って望むこともできるという意味で、大きな勝利だった。

このまま元旦まで行って、ACL出場を目指してほしい。

しかし、個人的には、まずはJ1で上位半分以上の順位に行くことだと思っているので、

ここでACLに出場するとかなり日程的にタイトになり、リーグ戦にも影響を及ぼす

ことになるだろう。個人的にはそこまではまだ早いんじゃないかと思っている。

勝ってほしいけど、勝ってほしくない。複雑な気持ちだ・・・




さて、今日は 棚卸処理 について、改めてまとめてみようと思う。


年末に差し迫り、12月決算の会社はもとより、3月決算で3ヶ月ごとに棚卸をしていれば、


12月末で棚卸をすることになりますので、今回棚卸をされる会社も多いだろうと思います。


そこで、今までに棚卸処理について書いたことありますが、改めてまとめて見ます。



■ 棚卸の必要性



いまさらかもしれませんが、その意義を正しく理解することはいつでも重要なことです。


①情物一致


トヨタなどの在庫管理でもよく言われることですが、システム(情報)と実在庫(物)を一致させよう


ということです。いまや販売管理や在庫管理にシステムを利用することは一般的になりましたが、


在庫分析を行おうと思ったら、情物が一致していなければなりません。


②間違えの把握


棚卸を行い、システム在庫と実在庫の乖離を検証することで、伝票の間違えが見つかることがあります。


数量の打ち間違えや、商品の取り違えなどがよくある例です。


③在庫管理意識を高める


これは目的というより、こうかもしれませんが、経営者はこれを目的のひとつと捕らえて


棚卸という業務を一部の人だけでなく、全社員で行う行事にしてほしいと考えます。


これにより、在庫はきちんと管理しなければならないものなんだ、と理解してもらえるだろうし、


一部の担当者だけの問題ではないことも理解してもらうためにも棚卸という”行事”にすることで


理解が深まるのではないかと思います。



■ 棚卸差異の検討


さて、棚卸を実施し、多少なりとも差異が出ることでしょう。


出ないに越したことはありませんが、特にはじめのうちは結構差異が出ることが多いと思います。


差異が出ることは誉められたものではないかもしれませんが、それで怒っても出てしまったものは


しようがない。これを次に活かすために、きちんとなぜ差異が出たのかを検討しましょう


差異の理由も、盗難など分かるならそもそも差異にならないというものもありますが、


よく調べてみると、結構伝票の打ち間違えなどが分かることもあります。


得意先も伝票のほうが多ければ文句言ってきますが、少ないなら何も言わないかもしれませんし、


案外きちんと見ていない会社も少なくないようですよ。お気をつけください。


また、このとき、棚札を倉庫に設置していると、差異が把握しやすいようです。


棚札がある会社はそもそも差異が少ないのですけどね。


数え間違えなんてこともよくあるようなので、特に差異のあったものはもう一度確認するぐらいの


方がよいかもしれません。



■ 棚卸差異の処理



さて、ようやくここまできたら、棚卸差異をシステムに登録し、システムと実在庫を一致させます。


商蔵奉行では、2通りの方法があります。


① 差数を登録する方法


② 実在庫数を登録する方法


以下で、具体的な登録方法を見ていきます。



1.差数を登録する方法


棚卸伝票を登録するものです。このとき、仕入れや売り上げのときと同様に、


いくつ在庫を調整するのか、を伝票で登録するわけです。


i シリーズでは、 在庫管理 > 出荷処理 > 出荷伝票 を呼び出します。



依田会計IT室長によるOBC奉行活用術

伝票を起動したら、伝票区分を「棚卸」に変えます。上部がミドリになっているところ。


数量には、システム在庫と実在庫の差数を登録します。


この例では、プリントTシャツの棚卸をしたら、システムの数より3枚少なかった、という登録内容です。



2.実在庫数を登録する方法



実際には、何個、何枚あったかを登録するほうが楽でしょうね。そのときに使うのが以下の方法です。


在庫管理 > 棚卸一括登録


依田会計IT室長によるOBC奉行活用術


商品コードと商品名、現品残数(=システム在庫)、実数、差数と表示されています。


棚卸で調べた実在庫数を「実数」欄に入力すると、


自動的にシステム在庫との差が「差数」欄に表示されます。


すべて登録したら、F12登録ボタンを押せば、登録は終了です。


ただし、この登録ボタンを押す前に、F2印刷をしておかないと、


この表形式での表示は二度と呼び出せないので、必ず印刷しておきましょう。


すると、先ほど、差数を入力する方法でみた、棚卸伝票が自動的に生成されるという仕組みです。


上記の例では、アンダーシャツがシステム上、357枚でしたが、実数は355枚だったので、


差数が2枚という例です。


実際棚卸伝票は下記のように登録されていました。



依田会計IT室長によるOBC奉行活用術


ということで、1と2の方法を図解すると、こんな感じです。


いずれも、結局は棚卸伝票になるのですが、実数で登録したいなら2の方法をとるということになるでしょう。



依田会計IT室長によるOBC奉行活用術
あとで、棚卸処理の内容を検索したい場合、棚卸伝票を検索すれば、いずれの方法でも登録内容を


調べることができます。また、標準の状態なら、棚卸一括登録の際に、摘要欄に


棚卸一括登録にて計上」と入っていますので、それでどこから登録されたのかある程度分かるでしょう。


とはいえ、この摘要の文字は指定の仕方によって変わるので、それも考慮する必要がありますが。




以上、年末や年度末に行われる棚卸処理について、見てきました。


特に差異の分析と、今後差異をできるだけ発生させないためにどうしたらよいかの検討が、


この棚卸を意味のあるものにします。


自社だけではうまくいかないという方は、第三者を入れることでいやがうえにもやらざるを得ないという


状況を作るということも検討されてはいかがでしょうか。


在庫はお金であるという意識をどれだけみんながもてるかということだと思います。


それでは、今日はここまで。




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弊社では、商蔵奉行を中心とした販売管理システムと在庫管理のアドバイスを

行なっています。なかなか自社だけではうまく解決できないという経営者の方は

一度ご相談ください。


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  依田(石井)公認会計士税理士事務所 /株式会社 フシ総合研究所


  担当: IT経営支援室 古屋
  メール:shop@fushi.jp

  販売管理システムでお悩みの方
  http://www.yodacpa.co.jp/service/itconsulting.html

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