依田会計IT室長によるOBC奉行活用術

OBC商蔵奉行を中心とした奉行シリーズの最新情報や活用方法を紹介しつつ、中小中堅企業の経営とITの融合を目指してみたり、みなかったり。。。


テーマ:
数字が変わってる!!

販売管理システムを使っていれば、きちんとルール化せずに使っていると、先月以前のデータが変わってしまっている!!という話を聞きます。今回お話しするようなそれを防ぐ機能を使っていないケースでは、

かなりの高確率で遡った修正をしているみたいです。

たしかに、間違いが見つかって、直して請求書再発行して欲しいとか依頼されることもあるでしょう。

しかし、経理ではその販売管理システムのデータを元に売り上げを計上したり、売掛金を管理しているのです

処理したあとに変えてしまったら、会計データとの乖離が生じる可能性があります。
それ以外にも、伝票入力が追いつかず後から追加したとか、悪意はなかったのだが間違えて消してしまったらしいとか、そんな話が多いようです。

商蔵奉行では、決められた期間以外の入力が出来ないようにする機能があり、「伝票入力期間制限」と呼びます。

設定画面はこんな感じです。
依田会計IT室長によるOBC奉行活用術-伝票入力期間制限


・入力可能な期間を指定
・対象となる伝票等の種類を選択

入力可能な期間を指定することで、それ以前の日付の伝票を修正や削除が出来ませんし、過去日付での追加も出来なくなります。
伝票等の種類は、売上はロックかけたいけど、仕入はかけたくないというような場合には有効でしょう。しかし、基本的にはロックかけるなら、どの伝票もいっせいにやったほうが良いですけどね。ただし、商蔵奉行では伝票ごとに日付を指定することはできないので、一括でやらざるを得ません。

細かい制御は出来ないかもしれません。しかし、要は過去の日付データを安易に追加・修正・削除できないことです。

あとは、締め日を決め、全員に告知し、それまでに入力を済ませたことを確認し、この入力期間制限を掛けるという、毎月愚直に運用することです。これが一番難しいんですけどね。結局、この機能があっても上手く使いこなせていない会社が多いことはそういうことなんだと思います。

ぜひこのような機能を有効に活用して、システムを上手く使ってください。
弊社では機能の活用はもちろん、運用に対するサポートも丁寧に行ないます。

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