領収書、レシートの管理をもっと簡単にできないかな~

スキャンするかスマホで撮影して電子化して紙は捨てられたらスッキリするんだけどな~


…などなど、モヤモヤ考えてたので少し調べてみた。


結論だけ先に書いちゃうと

・領収書/レシートの原本(紙)は残しておく必要がある(5年間)

・それでもスマホのカメラやドキュメントスキャナーとEvernoteで記録を残しておくのはバックアップの意味と後からの検索性を上げるためにも有効

・クラウド会計サービス(FreeeやMoneyForward)とスマホのレシート読み取りアプリ(ZaimやReceReco)の活用で更に手間は省ける

・本を大量に電子化するなら、やっぱり本格的な裁断機が欲しい
 (→購入決定)




以下、今回参考になったブログや役立ちそうなスキャナー等のメモ。

確定申告が終わり、領収証はスキャンして捨ててしまおう。いや、捨てないで!|大阪の補助税理士 きままに税務会計

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確かに、「電子帳簿保存法」により、要件を満たせば、書類をスキャナで電子化して保存することもできるようになりましたが、これも結構厳しいのです。

まず、3万円以上の契約書や領収証はスキャナ保存の対象になりません。

さらに、電子保存は非常に面倒な仕組みになっています。

<中略>

最終的には、やはり紙での保存はしておきましょうということです。

特にきれいにノートに貼るなどする必要はありません。
面倒であれば、月などある程度の期間ごとに封筒に入れてそのまま保存しておくのでも構わないでしょう。



…やっぱり領収書・レシートの原本は保管しておくのが原則らしい。
ペーパーレス化したいけど、制度が追いつくのを待つかな。



Evernoteにお金関係の資料を放り込んでおくと確定申告の時に便利 -Evernoteの使い方その1- | ごりゅご.com

Evernoteの良いところは、メールもPDFも簡単にメモ付きで保存ができるということ。
そして、「紙」のデータもカメラやスキャナーを使えば割と簡単に保存ができるので、デジタルなものとアナログなものをわりと簡単にまとめておけること。
この「あらゆるデータを全部ごちゃ混ぜに出来て」さらに「メモ書きも同時に残しておける」っていうのが、お金の管理をする上で中々に便利なのです。



で、こういったものは、出来るだけ受け取ったその日にScanSnapで読み込んで、Evernoteに保存するようにしています。
(最近はiX500からiPhoneにjpegで送る事が多い。その後フォトストリームからコピペしたり、そのままiPhoneのEvernoteアプリで保存したり)

電子化しても、基本的に税務申告用の領収書は一定期間の保存の義務があるため、捨てることは出来ません。

じゃあなんでわざわざスキャンしてEvernoteに送るなんていう手間が増えるようなことをしているかって言うと、データの一元化と一覧性のため。

そしてもう一つは「できるだけ忘れないように」するため。




なるほど…φ(..)メモメモ



レシート・領収書を取り込むのに向くスキャナーは…


やっぱりスキャナーを常時スタンバイさせておくのが溜め込まないコツだと思う。

その意味ではスマホのカメラだって機動性と手軽さでは十分に選択肢になり得る。
(Evernoteのドキュメントカメラとかでも可)



なお私が使ってるスキャナーはこのタイプ↓だけど…



仕事専用デスクを持たず常時出しておく場所が無く
毎回引っ張り出して使う、その一手間が面倒…

そのため未処理の書類・レシート・名刺なんかを
溜め込みがち。

★卓上に常時設置スタンバイできる環境ならこれ↑が大活躍するでしょう。
★ウチのはこれ↑より旧式でWi-Fiが無い(ので毎回USBケーブルで接続する)のも取り回しを面倒にしてます。




スキャナーを常時出しておける仕事専用机が無い私の環境の場合、置き場所を取らずモバイル的な利用が可能なFI-IX100を導入するのが一番幸せになれるかもしれない。

場所に縛られず思いついたときにサクッと手軽に使えるのは魅力。



充電可能、USBバスパワーでも動く、そしてWi-Fi対応…これは惹かれる。




あと何気に気になってるのがこれ。
卓上ライト状のスタンドにiPhoneをのせて撮影するタイプ…
仕事机がある環境ならライト兼スキャナーとして役立ちそう。



ただLEDライトの指向性バリバリな光は目に優しくないんだよね…



こちらも上から写すタイプのスキャナー。
ややお高いけどその分評判は良いみたい。





スマホアプリとクラウド会計サービス


あとはスマホをどう活用するか。
特に出先でのレシート処理など。

【Evernote活用方法】確定申告でもEvernoteに助けられたなあ。しみじみ

買った時はすぐにその場で、領収書をスマホで撮影して、Evernoteに保存しておくと、後でまとめる時に便利です。その時、「確定申告で使う」などのタグをつけておくと、検索の時も楽ちんです。



本屋さんで買った参考書や、家電屋さんでちょっとしたパソコン機器などを買ったものは、経費として見る場合は領収書の原本を5年間保存しておく必要があります。


ぼくの場合はZaimというアプリでメモ欄に「確定申告に使う」と記入して保存しています。

あとでEvernoteの整理の際に、Zaimから送られたものは「確定申告で使う」タグをつけて適当なノートブックへ移動します。

過去記事でも使い方を紹介しています

Zaimは2014年2月27日から、クレジットカードや銀行口座との連携も可能に。
クレジットカード利用明細や口座の入出金履歴を、Zaimが毎月自動で読み込んでEvernoteに保存もしてくれます。




【徹底検証】家計簿アプリのレシート読み取り機能を比較! 精度ナンバーワンは意外にもあのアプリだったぞ | iPhoneひとすじ! かみあぷ速報

ただ、費目の分類までしてくれるという点では、Zaimがダントツで優れていました。ほかのアプリはほとんど手入力しなければならないので、しっかり家計簿を付けたい、という人にはZaimが向いているかもです。


…現時点ではレシート読み取りアプリは費目分類まで出来るZaimの方が良さげ。

ちなみに今、私が使ってるのはMoneyForwardというオンライン会計サービスと、
ReceRecoというiPhone用のレシート読み取り&登録アプリ

オンラインの会計・家計簿サービスとしてはFreeeも評判が良いのでお好みで


アプリやサービスはまずは現行のを使いながら
おいおい見直していくつもり。



追記(2014/10/03):教えて頂いたサービスが良さげ。
Streamed(ストリームド) / 経費管理の時間を10分の1に。もう手入力には戻れません。

Streamedは領収書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで自動でデータ化できます。あなたに代わってオペレーターが目で見て入力しているので、横向きや手書きの領収書でも正確です。また、支払い先の業種に応じて簡易的に仕訳までできます。


これはアプリとサービスの併用…オペレーターが手入力ってスゲーな…(;・∀・)
MoneyForwardとFreeeにも対応している模様。




おまけ:裁断機のこと


ドキュメントスキャナで本を取り込む前準備に必要な裁断機について。


これまで簡易式の裁断用ツールを使ってきたけど、溜まる一方の本の処理に掛かる時間を短縮したくて。

つ、ついにこのデカブツを導入する決意をしました…




なおこれまで私が使ってたのは以下の二タイプ。

月に数冊程度ならこれでも十分対応出来るんだけど、
本をバラすのに掛かる数手間を惜しんでいると未処理の本の山がどんどん溜まっていくのです…


カールのディスクカッターA4用。


カッターで本を40枚程度ずつにバラしてから、このディスクカッターで背表紙部をカットしてスキャン。

薄い冊子程度ならカッターの工程を省いて一手間で済む。
大型の裁断機よりもずっと安価で、場所を取らず、軽く、刃が剥き出しではないので安全なのが利点で、愛用者は多そう。


一番手軽なのがこのロータリーカッター…


それほど本をスキャンする機会が無いならこれで十分かも。

定規に沿って刃をコロコロ転がして本をカット。
鉄の定規と下敷きは必須。
一冊処理するのに要するのは5~10分程度。



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