議事録について考える

電子カルテ「ユニカルテ」の株式会社ユニコン社長の鶴田真一郎です。

1月朝日新聞は次のようなニュースを配信しました。
「枝野幸男経済産業相は２４日、東京電力福島第一原発事故後につくられた政府の原子力災害対策本部が、これまでの議論を議事録として残していなかったことを明らかにした。経産省は事故後の混乱で手が回らなかったとしているが、事故対応を決める重要会議で何が話し合われたか検証できなくなるおそれがある。」

このニュースに国内はもちろん海外からも批判の声が上がりました。当然のことです。公文書管理法で、議事録作成が義務付けられているのに、守らなかった、という法的な問題もありますが、会議を開いて、議事録を作成しない、ということ自体、社会人としてのイロハが分かっていないということだと思います。

偉そうなことを言いましたが、私も社長なので、会議を主催する立場です。当社の会議で行なっている議事録作成の方法をご紹介します。

これは、会議で議事録作成に使用しているMindManagerです。以前もご紹介しましたが、特性要因図作成ツールの発展形で、ひと目で協議内容と決定までの経緯が分かるメリットがあります。また、入力もInsertとDeleteくらいしか使うキーがありませんから、スピーディに入力でき、会議でリアルタイムに議事録が作成できます。もちろん、出席者の発言を逐一記録することはできませんが、通常の会議では、そこまで必要ありません。これで十分です。上の図は、実際の会議で作成した議事録です。

作成した議事録は、会議終了後、すぐに、出席者と関係者に、当社の業務グループウェア「サイボウズ」で、配信します。会議から自席に戻った社員は、すぐに議事録が読めるので、速やかに会議の決定事項の確認と関連業務に取りかかれるわけです。医療システムの開発、販売、運用保守を一気通貫で行なっている当社は、正確かつ迅速な情報共有が欠かせません。ですから議事録は、タイムラグなく作成、配布されなければならないのです。

これは、MindMnagerの新サービスMindjetConnectです。クラウドで、MindManagerを利用する仕組みです。グループウェアを導入していなくても、このサービスを利用すれば、議事録を共有できますが、利用料金が結構高いので、当社は、このサービスは利用していません。なお、MindManagerは参照だけであれば、アプリをインストールしていなくてもビュワーで見ることは可能です。

実は、最近、会議でOffice2010 Home&business　に標準装備されている「OneNote2010」も利用しています。これは、クラウドを前提としたアプリで、Windows Liveのアカウントを持っていると、SkyDriveを利用して、OneNoteで作成した議事録を共有できるようになります。Windows Liveは無料なので、クラウド化の費用がかからないので、コスト・パフォーマンスに優れた方式です。

議事録単体として見るとOneNoteは、MindManagerに比べて、見にくさがありますが、グルーピングが簡単にできるので、毎月開催する会議の内容を時系列に見たい時は、むしろ便利だと思います。

OneNote 2010の議事録をWindows Liveで共有するときは、OneNoteのノートブックの共有からSkyDriveを起動させます。

IEなどのブラウザーで、SkyDriveのサインイン画面が立ち上がります。Windows LiveのIDとパスワードを入力します。

そうすると、PCからSkyDriveにOneNoteの追加ファイルがアップロードされ、同期されます。このノートブックの共有は個人の複数のPCで共有するばかりでなく、SharePointを利用すると、グループウェアと同じように複数のメンバーで共有することも可能です。ただし、今はセキュリティの観点から業務で利用するのは問題があるかもしれません。しかし、OneNoteは簡単に利用できますから、今後、情報連携ツールとして普及するかもしれません。

これは、OneNoteのファイルをWordファイルに変換しているところです。こうすれば、OneNoteがないOffice2007以下でも、ファイルを見ることができます。現状、私はOneNoteで作った議事録をWordにして社員に配信しています。

OneNoteのファイルをWordに変換すると、このように見えます。これは、あまり美しくありません。使用方法を分かっていないかもしれませんが、改善していただきたいと思います。

私の議事録作成方法をご紹介しました。いつも手頃な価格で簡単に使えるツールがないか探しています。MindManagerやOneNoteは、その中で見つけたものです。こうしたツールのおかげで議事録作成の手間暇は年々短くなっています。官公庁でも、新しい方式を採用すれば、今回のような失態をせずに済んだのではないでしょうか。