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◎英語による通信文表現-8.
(和訳:受信文解読編3.)


当方からの指定した返信文書にて返信してもらう方
法です。その指定文書は左右の二つに分かれた表で
構成されています。左が送信者の文章記入欄となり
ます。右には左に記入した送信文の目的や注意事項
やその内容の分類を記入します。


このような所定の返信文書に記入してもらうことで
何度も内容確認することを防ぎます。また、そうす
ることで無駄な美辞麗句や回りくどい表現を省略し
てもらうことが可能です。


右欄には□四角のチェックマークを入れる場所があ
りあるキーワードが並べてあります。

そのキーワードとは、左側の欄にある本文の主旨を

補足するものです。


実際の内容に合致するものについてはこの□マーク
欄にチェックを入れてもらいます。そうすることで
元の左に記入してある)英文(の解釈に役立てます。


次の例文1),2)では、上段が左に記入される文章
であり、下段が右に記入されるべき補足説明の部分
です。■がチェックマークした文言です。□は白い
ままのでチェックがないことを意味しています。


例文1)

・We know your current position and situation

 about this matter.
■NOTED    □RE-CONFIRMED   □CHECKED

 

・本件に関するあなたの位置づけと状況を知りました。
■留意した  □再確認した      □チェックした


例文2)
・As I undersatnd your proposal and agree

 with you to proceed with this project soon.
□RECEIVED   ■ACCEPTED    □APPROVED
あなたの提案を理解した上で、このプロジェクトを直ちに

進めていくことに賛成いたします。

□受領しました。 ■受諾しました。  □了承しました。

 

非常に厳密に解釈した場合、私はその提案に賛成したが

その案を会社としてはまで受諾していなかったという意味

では困ります。そこで、ここでは明確に受諾したことを確認

する意味でチェックを入れてもらっています。

 

We would much appreciate it,
if you could send the other new samples.
■REQUEST  □REPLY  □CLAIM
もしその他の見本を送っていただければ幸いです。
■要望      □回答     □クレームとしての要求


丁寧な英文で長い文章で書かれたものは、それを
受領した側にとっては、その意味合いが遠まわし
過ぎて理解できないことがあります。
それを補う意味でこのようなチェックマークのつ
いた文言を右側に付加しています。


左に記入された英文の文章の目的や意味合いを別
の言葉で確認することで誤解を防ぎます。

 

右の欄に来るチェックマーク□の右に記載される文

言は左の英文を補足するのが目的です。

従って、チェックマーク語とは、別に補足文がメモとし

て、記入される場合もあります。

 

尚、これ以外のやり方として、事前にキーワードの略語を

決めておきます。そして、その略語を右の欄に書き込むと

いう方法もあります。

 

例えば、

NOTED=NTD, RE-CONFIRMED=RCD, CHECKED=CHD,

RECEIVED=RCD, ACCEPTED= ACD, APPROVED=APD,

REQUESTED=RQD, REPLIED=RPD, CLAIMED=CLD,

などと略することです。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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