エクセルセミナー研修のすごい改善~Excel社員研修と業務効率化

Excelセミナー毎週開催中。なぜか全国の企業から会社経営や業務システムの相談まで殺到する銀座の小さなExcel教室。


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 売上データを分析するときに、年別・月別、場合によっては日別で集計を行うことが多くあります。一般的に内訳を出すにはSUMIF関数で集計を行いますが、YEAR・MONTH・DAY関数を用い、作業列を作ることでわかり やすく、素早く集計が行えるようになります。それぞれの関数の引数には、シリアル値を指定します。
 A列のセルからそれぞれ、年月日を取り出す場合、

 1.C2セルに「=YEAR(A2)」と入力(A2セルの西暦が入る)
 2.D2セルに「=MONTH(A2)」と入力(A2セルの月が入る)
 3.E2セルに「=DAY(A2)」と入力(A2セルの日が入る)
 4.C2:E2のセル範囲を選択し、データ最下端行までドラッグコピー


図52-1 091


 日付データが入っているはずのセルが「41640」のような表示に変わってしまってびっくりすることがあるかもしれません。
 
これは、セルの表示形式が「日付」から「数値」などに変わってしまったことが原因なので、落ち着いて表示形式を変更すれば元通りになります。
 シリアル値は、「1900年1月1日から数えて何日目か」という数字になります。したがって41640という数字は2014年1月1日という日付となります。
 逆に、「1」と入力したのに「1900/1/1」となってしまったときには、セルの表示形式を「数値」もしくは「標準」に直せば解決します。






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 企業の人事部は社員の年齢を管理する必要があります。実際、ある企業では、担当者が1000人いる社員の誕生日リストから誕生日を迎える社員を探し、年齢に1を加えるという作業を毎日、何時間もかけて行っていました。DATEDIF関数を知ってさえいれば、まったく必要のない作業です。

 DATEDIF関数の書式は「=DATEDIF(開始日,終了日,単位)」です。

 1. B2セルに「=DATEDIF(」と入力

 2. 第一引数に誕生日である、A2セルを指定。[,]で区切る

 3. 第二引数に、今日の日付をTODAY関数で入力。[,]で区切る

 4. 表示形式を入力。ここでは、年齢を出すため”Y”と入力し括弧を閉じる




図36-1 090


 ただし、DATEDIF関数は[Tab]キーでの補完入力ができないため、すべて手入力で行います。








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 Excelを使って請求書などの決まったフォーマットを使う場合、つい日付の更新を忘れがちです。こういうときはTODAY関数を使って、日付を打ち換える手間だけでなく、いちいち日付を気にしなければならない煩わしさからも解放されましょう。 TODAY関数は、常に入力時点の日付、つまり「今日」の日付を自動的にセル に表示してくれます。納期までの日数計算などにも使える重要関数です。

 A1セルに「=TODAY( )」と入力(2015年6月24日の場合)


図34-1 088


 TODAY関数で日付を入力した書類は、常にファイルを開いた日が発行日になります。ビジネスマナーとしても、Excelでの見積書・請求書の送付は行うべきではありません。必ずPDFに変換してから送信しましょう。
 また、議事録などで固定値として当日の日付や時刻を入れたい場合には以下の方法が便利です。


 本日の日付 [Ctrl]+[;]
 現在の時刻 [Ctrl]+[:]






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