エクセルセミナー研修のすごい改善~Excel社員研修と業務効率化

Excelセミナー毎週開催中。なぜか全国の企業から会社経営や業務システムの相談まで殺到する銀座の小さなExcel教室。

エクセル 研修:6つの超必須重要関数


こんにちは。

すごい改善の吉田です。


 「知ってる関数がSUMだけって…VLOOKUPくらい知ってろよ…」
 

実際にTwitterで拝見したとある方のつぶやきです。


基礎的なSUM関数すら知らない方に出会っても私はこんなことは思いませんが、(そもそも私がエクセルで足し算ができるのを知ったのは30歳過ぎてからですから)エクセルを仕事で使うのであれば絶対に知っておくべき関数というのはあります。


かと言って書店に行って関数の本を買おうにも、分厚い本を手にとっては「こんなに覚えられるか…」とため息をついてしまうと思います。


エクセルには約400個の関数がありますが、もちろんそのすべてを知っている必要はまったくありません。


ではどれを知っておけばいいか。

一般的な実務に必要な関数はせいぜい80個も知っておけばもう完璧に近いと言えます。


しかし80個でもまだ多い、ということであれば、まずは知っておいて頂きたい30数個の関数があります。


そしてさらに、その30数個を学び始めるのに、まず真っ先に知っておいて頂きたい、6つの超重要基礎関

数をご紹介したいと思います。

【超重要!エクセル6大必須関数】

・条件によって答えを変える…IF関数
・今月の売上いくらだった?…SUM関数
・表にデータは何件入ってる?…COUNTA関数
・売上を担当者別に分けて計算したい…SUMIF関数
・出席者リスト、何人に「○」がついてる?…COUNTIF関数
・商品名入れたら自動的に値段も入るようにできない?…VLOOKUP関数


まずはここからです。くれぐれも順番を間違えないようにしてください。


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【Excel】6大必須関数(4)SUMIF関数


こんにちは。
すごい改善の吉田です。


エクセルで仕事をするなら使えないと話にならない、6大必須関数の4つ目はSUMIF関数です。


SUM関数で合計を出すことができたら、今度はその「内訳」を出せるようにならないといけません。


例えば、昨年度の売上状況について。「昨年の当社の売上は10億円でした」だけでは、残念ながら社会人としては失格です。


ここに「前年比」や「予算達成率」などの指標を加えてその10億円という数字を語らなければならないのですが、さらにもう一つ、その内訳と構成比も付け加える必要があります。


この10億円という数字を、例えば支社別、顧客別、商品別などの様々な基準によって「分解」するのです。


例えばこの会社の売上台帳には、A列に支社名、B列に顧客名、C列に商品名、D列に売上金額が入力されているとします。


この時、では「首都圏」という支社の売上だけを合計したい場合は次のような式で計算ができます。


=SUMIF(A:A,"首都圏",D:D)


これは、「A列の値で"首都圏"を探して、見つかったらそれと同じ行にあるD列の値を合計せよ」という意味の数式です。条件つきの合計を行っているわけですね。


関数は次のような書式になっています。


=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)


第一引数でまず、条件つき集計の基準となる「範囲」を指定します。


上記の例の場合、支社別ならA列、顧客別ならB列、商品別ならC列ということになります。


次に、第一引数で指定した「範囲」において、合計する条件となる値を指定します。


ここで上記の例のように直接文字列などを指定することは少ないです。支社一覧表に入力する際などは、参照するセルを指定して効率化します。


そして最後に、第一引数の「範囲」の値が第二引数で指定した値だったとき、その行にあるセルの数を合計する範囲として、第三引数に「合計範囲」を指定します。


このSUMIF関数によって全体合計の「内訳」の数字を出すことができます。

具体的には支社別売上や商品別売上など、各構成要素ごとの合計を出すことができます。


このように内訳が出せたら、次は各構成要素の全体に占める割合、つまり構成比を出すことができます。


すると構成要素間の偏りや貢献度、重要度などが把握でき、また「80:20の法則」や「パレートの法則」と呼ばれる現象の確認、ABC分析、さらにパレートの法則の対立概念ともいえるロングテール現象を説明することもできるようになります。

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【Excelセミナー】6大必須関数(3)COUNTA関数


こんにちは。
すごい改善の吉田です。


エクセルで仕事をするなら使えないと話にならない、6大必須関数の3つ目はCOUNTA関数です。


こちらから解説をご覧ください。

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