エクセルセミナー研修のすごい改善~Excel社員研修と業務効率化

Excelセミナー毎週開催中。なぜか全国の企業から会社経営や業務システムの相談まで殺到する銀座の小さなExcel教室。

「オートSUM」のショートカット知ってますか?

連続したセル範囲の数値を合計してくれるオートSUM機能ですが、これにはショートカットがあります。

B12セルに、その上に並ぶ数値の合計を入れたい場合はB12セルを選択した状態で、

[Alt+Shift+=](オルト・シフト・イコール)

を押すと、図のようにショートカットになってくれます。

エクセル セミナー

縦方向でも横方向でもできます。

マウスに手を伸ばす回数を減らすだけでも随分と作業効率は上がるものです。
何より簡単に覚えられることなのですから、是非覚えて下さい、お願いします。


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エクセル セミナー:構成比の出し方~F4キーで絶対参照にする方法

たとえばエリア別売上一覧がある時、それぞれのエリアの全体に対する構成比を出すには、各エリアの数字を分子、全国計の数字を分母した割り算で求められます。

エクセル セミナー
この時、C2セルにそのまま

=B2/B11

と入力してC11セルまでコピーすると、各セルの割り算において分母のセル参照がずれてしまうのでうまく行きません。このような時には、割り算の分母の参照セルがB11から動かないように固定しておく必要があります。

その固定に使うのが$マークであり、この$マークを付けるのにF4キーを使います。

C2セルに

=B2/B11

と入力するわけですが、入力の手順としては

1.イコール(=)を入力する
2.B2セルをクリック
3.スラッシュ(/)を入力
4.B11セルをクリック

最後のB11セルをクリックした直後に(別にあわてなくてもいいですよ)F4キーを一度押すと、このようにB11セルの参照に$マークがつきます。

この状態で式を入力したセルを下方向にコピーすれば、分子のセルは一緒にした方向に移動しますが分母のセルはB11セルに固定されて動きません。

このB11セルに対して設定したような参照方法を「絶対参照」といいます。

これを知らないと、このような式入力で一つ一つ分母のセル参照を入力し直すなどとんでもない手間がかかります。

基本的にエクセルで知らないといけないことというのは、知らないと非常に面倒で時間がかかってミスも起きる作業をするハメになる、ということなのです。


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エクセルでの関数入力は、セルにキーボードがから手入力で入れるのが基本鉄則です。

いきなり「関数ウィザード」を使ってる方は是非ここを改めてみてください。作業効率がバカみたいに劇的アップします。

エクセル2007以降では、この画像のように入力途中で関数の候補リストが出てきます。

ここではA1セルにSUM関数を入れようとして、

=su

まで入力したら、「su」から始まる関数の候補一覧が出てきます。

エクセル セミナー


この中から、使いたい関数である「SUM」をカーソルキーで選択し、そしてTABキーを押して確定することで、

=SUM(

までを自動補完してくれるようになっています。とても入力作業が楽で早くなりますよ。

よく使うVLOOKUP関数なんかも「イコール→v→l→TAB」の4キーだけで

=VLOOKUP(

まで完成できてしまいますから。

とにかく、関数は手入力で。いろんな応用ができるスキルアップへの近道でもあるのです。



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