エクセルセミナー研修のすごい改善~Excel社員研修と業務効率化

Excelセミナー毎週開催中。なぜか全国の企業から会社経営や業務システムの相談まで殺到する銀座の小さなExcel教室。


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 Excelを使って請求書などの決まったフォーマットを使う場合、つい日付の更新を忘れがちです。こういうときはTODAY関数を使って、日付を打ち換える手間だけでなく、いちいち日付を気にしなければならない煩わしさからも解放されましょう。 TODAY関数は、常に入力時点の日付、つまり「今日」の日付を自動的にセル に表示してくれます。納期までの日数計算などにも使える重要関数です。

 A1セルに「=TODAY( )」と入力(2015年6月24日の場合)


図34-1 088


 TODAY関数で日付を入力した書類は、常にファイルを開いた日が発行日になります。ビジネスマナーとしても、Excelでの見積書・請求書の送付は行うべきではありません。必ずPDFに変換してから送信しましょう。
 また、議事録などで固定値として当日の日付や時刻を入れたい場合には以下の方法が便利です。


 本日の日付 [Ctrl]+[;]
 現在の時刻 [Ctrl]+[:]






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 セルの見た目はまったく同じなのに、VLOOKUP関数やMATCH関数でうまく検索ができない場合があります。よくある原因の1つが、セルの中に余分な空白が入っていること。Excelでは空白も1文字として数えるため、正しい検索ができなくなるのです。このようなデータを一気に整えられるのがTRIM関数。
下表の場合、一見同じ「吉田」のように見えますが、A2・B2セルは一致していません。LEN関数でそれぞれ文字数を出すと、文字列2は3文字と判断されました。


図54-1 086


A3セルに「=TRIM(A2)」と入力し、B3セルまでドラッグコピー



図54-2 086


一致判定は、同一データになりました。
TRIM関数は、空白が入ってないセルを引数にしてもエラーにはなりません。また、氏と名の間に入れた空白(1つ)は削除されません。余分な空白が入って いる可能性があるデータはTRIM関数でデータクレンジングしておくと後の作業 がはかどります。











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 住所が1つのセルに入力されているデータから、都道府県のみを抜き出すにはどうすればよいでしょう? ポイントは、
 1)日本の都道府県名は漢字3文字か4文字である。
 2)4文字は神奈川県、和歌山県、鹿児島県の3県のみである。
 文字列の4文字目が「県」であれば頭の4文字を、そうでなければ3文字を抽出するよう設定します。

 B2セルに「=IF(MID(A2,4,1)="県",LEFT(A2,4),LEFT(A2,3))」と入力する



図39-1 084


 仮に、正しく都道府県名が入っていないデータが含まれている場合、残念ながら有効な方法はありません(市区町村名には他県で同じ名前のものがあります)。それでも、膨大なデータの大半を関数で処理し、残りを手作業で補完する だけでも大幅に作業時間が短縮されます。こうした作業が発生しないよう、あらか じめ都道府県名を分けて項目を作っておくのが最善の方法です。











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