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 桜も大体終りに近づきました。

 

 さて、我々は日々膨大な資料に接しながら仕事をしています。それらを読み、内容を理解し、整理して保存、の繰り返し。そこで効率の良しあしを分けるのは、

 

「過去見た資料をすぐ出せるか」

「二次的に編集できるか」

 

 どんなに良い資料であってもどこにあるのかわからなければないのと同じ。

 

 また資料をタイムリーに引き出せたとしてそれを使いたいものの中に取り込んで新しい文書を作る、編集ができないと大変です。Wordで説明文を作り、別紙として資料をつけ、紙に出力したものをスキャンしてPDFに…など考えただけで気持ちが下がります。

 数十ページにわたる資料、できた!と思った後に「これを一枚途中に挟みたい」なんてことになったら…

 

 弊社で検索、編集に威力を発揮してきたのが富士ゼロックス社の文書管理ソフト「DocuWorks」です。もともとは同社の複合機を利用した際に「これ便利ですから」と勧められたのがきっかけです。

 

 Wordで作成した文書にExcelで作ったグラフ、新聞記事などを仮想バインダにいれページの順番を整え、ページ番号を振って一挙に出力、という非常に便利な編集機能がついています。

 

 提出相手ごとにすこしづつ違う文書を作る場合などDocuWorks上で簡単に作成できますし、渡す分だけプリントして控えはDocuWorks文書で保管すれば収納の手間もかかりません。

 

 検索についても文書に検索タグをつけておくことで埋没することがありません。

 

 その後、弊社のオフィス軽量化にともない、富士ゼロックスの複合機は姿を消しましたが「DocuWorks」はずっと使い続けています。

 

 唯一の悩みは、「出先で見れない」ということでした。 

 見るためには「DocuWorks」搭載のノートパソコンにDocuWorksデータを入れたメディアを組み合わせなければならず、機動性が落ちていたのです。

 

 ん??と思いついてiPhoneからアップルストアを探してみますと…あるじゃないですか、「DocuWorksアプリ」!

 

 直前にマイクロソフトのoffice365の利用を開始していましたのでOneDriveの容量は1TB。ここにDocuWorks文書をどんどん上げてこのアプリを使って出先でみることができる、という流れです。

 

 iPhoneの画面上でDocuWorks文書の編集をすることはほとんど考えられないので閲覧だけで十分。

 

 富士ゼロックスの場合はDocuWorksですがリコーやシャープもそれぞれの複合機用に文書編集ソフトを備えています。

 

 なんと良い時代になったのでしょう…「時代は個人事業主」の思いを強くした一日でした。