日が長くなってきました。

 

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 以前、数字に弱い社長は経営に当たるべきでない、と書きました。

 

 数字に弱い社長はもう一つ特徴があります。書類の整理も苦手なのです。

 

 コンサルティングの中で必ず現地にお伺います。その時に机一面に広がったいろいろな資料。「これでは全体を把握しきれないだろうな…」と思います。

 

 書類整理をアナログでやるのなら、

 

1.分ける 同じものどおしを塊にする。

2.並べる クレジットカードの使用明細なら月の順に。古い方が下、新しい方が上の方が見やすいです

3.立てる クリアファイルに入れて「立てる」、厚めのファイルに見出しを挟んで「立てる」。キングジムのファイルがおすすめです。

 

 紙資料だけでなく、名刺や…

 

 パンフレットや納付書などの現物を入れたいときは…

 

 

 インデックス、きちんとプリントできる用紙もありますがどんどん保管書類が増えるときにはこれを使って手書きで十分。

 

 

 

 これで整理すれば机に相当の空きスペースがでるはず。PCで言えば空き領域。ここを使って仕事をしましょう。

 

 「机の上はその人の頭の中」というのは本当にその通りです。机の上が散らかっていると頭の中も散らかります。

 

 私(山崎)自身の書類整理は「スキャン、タグ付け、必要のない原紙はシュレッダー、何度も見るものはクリアファイルに顧客別保管、その他捨てられないもの(届出書控など)はキングジムファイル」です。原本保管が必要なものは前記の通り、「塊を作り、並べ、立てる」ことでやっていきます。

 

 書類の整理ができない人に、「債務の状況は」「今月の返済はいくら?」と聞くと、「全部で万円…くらい?」という答えが返ってきますがこちらはそれをいくら聞いても全体像が分かりません。

 

 また、ローンやリースの申込書、返済予定表がないと、連帯保証の様子、残高がわかりません。ある金融機関の貸付に別の金融機関の保証がついている場合もあり、それぞれの組み合わさり方がわからないと判断を誤ります。

 

 書類の整理ができていない経営者のご相談を受けると、大体のところの聞き取りをしたあと、上記の書類整理を私が行うことになります。封筒を開けるところからやることもザラです。

 

 その上で、「債務一覧」をきちんと整備し対処方針を固めていくことになります。

 

 そのときに、「書類が見当たらないんですよね…」となれば当然見落としにつながります。そして足をすくわれるように再生はとん挫し…ということになりかねません。

 

 書類整理は面倒、とは思いますが回りまわって社長の身を守るもの、とお考え下さい。