とっても暇なブログw

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本来なら、セキュリティの観点からも、メールをいつまでも残すのは良くないのだと思います。

また、フォルダで分類管理なんて、古いことをせず、検索を使いこなした方が、よっぽど効率が良いのかも知れません。

 

でも、Outlook から乗り換えた人にとっては、Outlook の様にハードディスクにフォルダを作って、全部のメールをぶち込む管理が慣れ親しんだ方法です。

 

では、ハードディスクにフォルダを作れない Notes の場合はどうするのでしょうか?

 

答えはハードディスクに「レプリカ」を作って、そこに複製(同期)する方法です。

大事なポイントは、デフォルトではメールサーバからファイルを削除すると、レプリカからもそのファイルが削除される設定なので、この設定を変更して、レプリカのファイルを削除しない様にします。

 

参考サイト)

Notesのメール 過去のメール管理について
https://oshiete1.nifty.com/qa6982384.html

 

<レプリカ概要>

  • メールDBを開いた状態で、メニューから「ファイル - 複製 - レプリカの作成」を選択
  • レプリカの保存先に「Local」を選択
  • 「オプション」を選択 (Versionによっては詳細など)
  • 「基本」タブで「定期複製」を有効にする(一般的には「終了時に複製」で良い)
  • 「詳細」タブで、複製要素で、「削除」のチェックを外す
  • ノーツのメイン画面のメニューから 「表示 - サーバー名を表示」をチェックしておくと良い
  • レプリカDBはワークスペース上ではデフォルトで重なるので、「表示 - レプリカアイコンの積み重ね」のチェックは外す
  • 更に、ハードディスクに作ったレプリカを定期的にバックアップを取ると安心
  • レプリカを作っただけでは、メールサーバの容量は確保できないので、自動もしくは手動でメールサーバ上の受信箱からデータを削除する必要があります。

 

メールの容量削減には、「メールのアーカイブ」機能を利用するのも良いと思います。

 

<アーカイブ概要>

アーカイブの実態は、移動です。ハードディスクに移動することで、メールサーバの容量を確保できる様になります。

  • メールを開き、アクションボタンの[ツール]から「アーカイブの設定」を選択
  • そこで、localのアーカイブDBに送る条件をチェックするか、新規作成し、チェックを入れる
    (Notes のバグがあるので、メールの移動先の指定は、「ローカル」ではなく、「Local」とする必要があります。)
  • 例えば[作成]ボタンから、
     ・記述名: 30日以上前の文書
     ・選択条件 - 入力日数より前の文書 - 30 [日]
    などを作成し、有効化する
  • その処理を自動的に実行するには、さらに「スケジュール」タブで、実行する曜日と時刻を指定する

 

もっとスマートな方法があるかも知れませんが、これで古いメールを泣く泣く削除することはなくなると思います。

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