札幌フリーMC・ブライダルプランナー 佐藤美華 Official Blog

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札幌を拠点にフリーランスでMC(司会)、ブライダルプランナー、講師(ブライダル・接客・ビジネスマナー)、モデルとして活動しているThe Gracesの佐藤美華です。


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テーマ:

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さて、「接客・接遇あれこれ」というカテゴリを作ったものの、一度しかこのテーマで書いていませんでした。笑



そこで今日は、最近あった出来事から、


ビジネスシーンでの遅刻


について、書いてみたいと思います!




お客様との打ち合わせや商談などで、待ち合わせをすること、ありますよね?


お客様の貴重な時間をいただく訳ですし、その時間に合わせてお客様も準備をされていますので、基本的に遅刻は許されないものです。


それが例え5分であろうと1分であろうと、約束の時間に間に合わなければ遅刻です!


社会人として当たり前のことですね。




しかし、余裕をもってアポイントをとっていても、やむを得ず間に合わない場合もあります。


そんなとき、皆さんならどうしますか?




先日私は、何の連絡もなく30分以上も待たされるという一件がありました。


正確には、約束の時間を10分程過ぎたところでこちらから確認の電話をしました。


すると、電話に出た方から驚きの返答が。


「出るのが遅くなったようで、ただいま急いで向かっているようです。」




これ、事実をそのまま伝えているとしたら、最悪の対応ですね。


「出るのが遅くなった」という理由はビジネスシーンで通用しません。




この件の問題点と正しいマナーをまとめてみます。



◆お客様との待ち合わせに余裕を持って出発していない


 →約束の5分前には現場に到着していなければならない。




◆約束の時間よりも前に、「どうしても間に合いそうにない」という連絡をお客様へしていない

 

 →約束の時間よりも前に、間に合うかどうかの判断はできるはず。

  時間を過ぎてお客様から電話がくるなんてもってのほか!!




◆現場へ向かっている担当者が、「あとどれくらいかかりそうなのか」「待ってもらうことは可能か」などの確認や連絡をお客様へしていない


 →待ってもらえることが当たり前だと思わないこと。

  到着目安時間を伝え、「待ってもらえるかどうか」お客様に判断を仰ぐ。

  お客さまにはお客様の予定があり、貴重な時間をいただいているという気持ちを忘れない。




◆「出るのが遅くなった」という遅刻の理由でお客様を不快にさせている


 →「【なぜ】出るのが遅くなったのか」、この【なぜ】が重要。

  ただ単に出るのが遅くなったのであれば、お客様は軽視されているように感じる。

  理由の言い方一つで、お客さまの受け取り方は変わる。






ビジネスシーンでは、遅刻をしないのが一番。


でも、どうしても遅れてしまいそうな時には、



①約束の時間よりも前に「遅れてしまうかもしれない」という連絡を入れる。


②どれくらいで到着できるのか、目安時間を伝え、待ってもらえるか判断を仰ぐ。



この2点が速やかにできれば、お客様はそうそう腹を立てることはないでしょう。


今はほとんどの人が携帯を持つ時代。


お客様へすぐに連絡をする手段はあるはずです。





先ほどのエピソードには続きがあります。


結局、どれくらい待てば良いのかもわからないまま30分が経過。


次の予定がありましたので、こちらから再度連絡をし、もうこの件で時間を割くことはできないと先方へ伝えて、次の約束へ向かいました。


この30分の間、現場へ向かっているであろう担当者(遅刻している張本人!!)から連絡がくることもなく、結局その10分後にようやく連絡がきました。


待ち合わせの時間から、40分が経過している訳です。


これではもう、誰がどう考えても良い対応の仕方とは言えませんよね?




お客様からの信用は一度失うと、なかなか取り戻すことはできません。


この会社とは私自身はもう関わることは無いですし、今回の一件で、知人に紹介することも絶対になくなりました。




時間の管理は社会人の基本!


遅刻することのないよう、普段から時間にゆとりをもってお仕事したいですね!




(私も気をつけます!!)












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