自分を変える”気づき”の話

身近な出来事から「自分を変える気づき」のつながる話題を提供させていただきます。
「経営」、「ビジネス」など硬い話題から、「スポーツ」、「芸能」など柔らかい話題まで広範囲なテーマで書いて行きたいと思います。
よろしくお願い致します!

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ある組織から「わかりやすい報告の仕方を若手社員にアドバイスして欲しい」と依頼があった。

依頼があった担当責任者に聞くと、仕事での報告はもちろん、この組織では、改善発表会のような活動もされているが、幹部の共通した感想は「うちの職員は発表が下手」という認識があるという。

 

 

月並みですが、せっかく、仕事で良い調査や成果を出しても、報告が下手だと、相手には、それが上手く伝わらない。

本当にもったいない話である。

 

 

一般論ですが、相手に何か、例えば、市場調査結果や不良対策といったことを伝える場合、頭に入れておくポイントは、伝えたいことを論理的に組み立てられるかどうかである。

もちろん、相手(例えば上司)が、部下のやっていることを、傍でおおよそみていて知っていれば、論理的な話の組み立てをせず、主語が無い話し方をしても、相手が話し手の言いたい内容を想像して把握してくれるから伝わる。

 

 

しかし、「上司に何か新たに提案するとき」、あるいは、「この件について調べておいて」といわれてその後の経緯は、上司はノータッチの場合などは、話し手は、論理的に話を組み立てて報告しなければ、何を言いたいのか、さっぱりわからない。

 

 

したがって、簡単に言えば、ポイントは、

◇結論(言いたいこと)を冒頭に持ってくる

◇結論を導いた根拠をまとめる

◇根拠(理由)を詳細化する(階層化して整理する)

ということを頭に入れてまとめればいいわけです。

 

 

具体的には、「新入社員教育は必要である」ということを報告したい(言いたい)場合、

◇結論(例:新入社員教育は必要である)

◇目的をまとめる(例:愛社精神を身につける、社会人の常識を理解させる、業務知識を養う)◇目的を詳細化する

(例:愛社精神→会社の歴史を含んだ研修会、社長との交流界、

常識の理解→道徳教育の実施、マナー教育の実施

業務知識→座学教育、社内研究会への参加)

といった感じである。

 

 

要は、筋道を立てて、伝えたいストーリーを「こうである、その理由は、こうで、具体的にはこのようにやることは必要です」と整理して報告すれば、相手に伝わりやすくなるわけです。

 

 

それと、もうひとつは、「相手の理解力、認識の程度をイメージしておく」ことも重要です。

話し手と聞き手が、その話題について同レベルの知識を有していれば、いいのですがそうでないことも多い。

そうなると、定義をしておく必要がある用語や難しい専門用語は、平易な言葉に置き換えておく必要がある。

 

 

冒頭の依頼のあった組織では、こういったことを、スライドで、整理して話し、演習問題をやって、なんとなく身につけてもらおうかな、と思う。

(※ 自分を変える“気づき”ロジカル・シンキングのススメ メルマガ462号より)

 

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