黒澤公人のドキュメンテーションシステムの100年(1960年-2060年)

一次情報ダイレクトアクセス時代のドキュメンテーションシステム


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ICU図書館は6月末に、業者による蔵書点検をする。業者一晩をかけて、図書館にある蔵書を読み込む。(ICU図書館の場合は、開架35万冊を2年で、半分づつ実施する。)

ICU図書館の場合は、あまり紛失する本は多くない。蔵書点検の大きな楽しみは、行方不明本の発見である。

図書に付けられた請求記号順に本が並んでいないと、本はすぐ行方不明になる。

貸出されていない本が、書架にない場合、学生から、探してくれという要求がくるので、担当者が探すのだが、一度見失った図書を見つけるのは難しい。本来あるべき場所にない以上、他を探しようがない。

間違っていないか、周辺を探してみても、見つかる確率はひくい。

 

学生アルバイトに余裕があるときには、シェルフリーディングという作業もある。学生アルバイトに書架を順番にチェックしてもらい、間違った請求記号の本をみつけたら、正しい位置に直してもらう。アルバイト学生は、授業の空き時間をつかってアルバイトをしているので、一度に、作業できる量も知れているので、実に、気の長い作業でもある。しかし、本を探す方法といえば、そのような方法ぐらいしかない。

図書館内部で、蔵書点検をすることも試みたこともあったが、最近は、図書館の図書の蔵書点検は、

経理の監査にも必要になっているので、業者による蔵書点検を行うことになった。

財産が本当にあるかという証明が求められている。紛失本は、除籍することが求められており、いつまでも行方不明本だといっていられない。しかし、蔵書点検をして、その時、不明本だからといって、直ぐに除籍することはできない。しばらくすると、出てくることがあるからだ。どこからでてくるのか、なかなか説明しがたいのだが、どこからとなく、図書が出現してくるのである。

 

蔵書点検をしたあとのデータは、図書館システムの蔵書点検システムに取り込むと、問題リストを作成してくるので、その後始末に追われる。データの所在場所が間違っていたりする。貸出中の本がみつかることがある。返却漏れなのかもしれないし、学生が、間違って、書架に戻してしまったのかもしれない。

本来、自動化書庫に戻るべき、本が、開架書架に間違っていってしまうケースは多い。しかし、それらも、正しい請求記号の位置に置かれていれば、みつかるのだが、間違った場所におかれると、やはり、判らなくなる。

 

返却された本や、利用された本は、一度、サーキュレーションデスクに集められて、訓練されたアルバイト学生によって、書架にも戻されていくのだが、必ずしも、正しい位置に戻されるとは限らない。

ICU図書館の請求記号は非常に複雑で、アルバイト学生も、訓練とテストをしないと、作業させない。

それでも、図書が、間違って配架されてしまうことが、発生する。

 

図書館システムの蔵書点検システムは、大きな問題は、リストアップされるが、請求記号の前後の入れ違いなど、細かいことはチェックしない。細かいことまで、チェックすると、とんでもない量のリストをつくることになるので、システム的にはできない。

 

では、どうするかというと、図書館システムで、蔵書ファイルを作成するという機能をつかって、蔵書点検をした図書番号順に、そのまま、書名や、請求記号のついたファイルを作成する。20万冊蔵書点検したら、その20万冊分のリストを(ここは、重要)、蔵書点検したファイルそのままの順番で吐き出す。

蔵書点検は、一度に、何十人もの人間が取りかかって作業をするので、そのファイルは、別に書架順に並んであいるわけではない。強いて言えば、結構、ランダムっぽい感じである。

しかし、このファイルをExcelにして、パソコン上においておくと、とんでもない強力なツールとなる。行方不明本の図書番号を入れて、検索すると、とんでもないところに本があることが、一目瞭然でわかるのである。図書は、毎日、毎日利用されていくので、蔵書点検した状態は、日々、どんどん崩れていってしまうので、完璧ではないのだが、どうしても、見つからない本をみつけだすファイルになる。

 

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自動化書庫の蔵書点検はできない。

自動化書庫の中は、ランダムに入庫されている。

出納ステーションに出てくるコンテナの入出庫作業時が、コンテナの中が正しい冊数なのか、調べられる唯一の機会なので、その機会に調べる。

すると、不一致の例が見つかるので、それは、時間があるときにじっくりと調べる。

コンテナの中の本が多い時は、割と簡単にわかるが、コンテナの中の冊数が少ないとなると、それを探り当てるのは、なかなか面倒になる。

実際、そのようなトラブルを探してみると、不思議なもので、トラブルのある本は、最初にはみつからず、いつも、最後のほうに隠れている。いたずらっ子が、先生に見つからないように、友達の陰に隠れているのに、よく似ている。

 

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このブログのタイトルは、自動化書庫はマジックボックスであるであるので、そのことを書かなくてはならない。

図書館で、やっかいのは、小規模コレクションの管理である。数十冊、数百規模のコレクションを別置するには、厄介である。

しかし、自動化書庫は、別置とか考える必要がない。複数の図書館の分類番号が違っている本や、分類番号のない本でも管理可能なのだ。

 

自動化書庫は、1冊づつ取りだすことを前提に考えれば、実に、マジックボックスといっていい存在である。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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