【業務手順が口伝でおしまいな訳】


 初めての仕事に取り組む時、
 手順書や要領がなければ

 どうしますか?


 大抵の場合、先輩や経験者に聞くでしょう。


 そして、親切に口伝で教えてくれます。

 貴重な時間を割いて教えてもらうのだから
 一生懸命、メモを取りますね。

 ここで”手順書はない”ですか?
 など口にするのは厳禁です。
 
 メモを面倒がっているなど思われては、
 教えてもらえなくなります。

 さて、メモを頼りに仕事に取り掛かります。


 いざ、仕事を始めてみると
 メモとおりにできないこともあります。


 口伝は経験や記憶に頼った伝達手段です。

 先輩の記憶違いや忘れなどもあるでしょう。

 状況や環境が変わっていることもあるでしょう。

 聞き間違いやメモ間違いもあるでしょう。


 そのようなときも都度、聞いてメモを取ります。

 ええ、バラバラにあちらこちらに。


 でも、メモは本人が分かればよいですし、
 短期記憶の補助記憶装置なので



 ちゃんと整理されていなくてもよいのです。



 そうして最初の仕事をやり遂げるころには
 業務手順をしっかりとマスターできます。


 そうなれば、もうメモはお役御免です。


 そして、次は彼らが教える側になります。

 新人に教えるのは、やはり口伝です。


 こうして脈々と口伝による伝承が
 繰り返されていくのです。


 このサイクルの中では、基本的に


 手順書や要領を資料化する動機がありません。


 なぜなら、口伝で情報伝達が完了し、
 仕事のやり方をマスターすれば、


 自分にとって、
 
 手順書や要領は必要ないからです。


 多くの場合、自分にとって必要のないことに
 時間を割くのは、損失に思えます。

 それゆえ、口伝サイクルは継続します。



 では、どのような時に資料化の動機が
 生まれるのでしょうか。

 そして、口伝サイクルを断ち切ることが
 できるのでしょうか。



 それは、次の口伝サイクルでは、
 曖昧な経験と記憶に頼った口伝ではなく、

 資料で説明しよう! とか、

 口伝しなくても資料を読めば、
 未経験者がスムーズに仕事を始められるようにしよう! 

 とかの「気付き」でしょう。

 つまり、自分のためではなく、次の世代のために
 貴重な自分の時間を使って資料化しよう!

 という「他利」の精神が必要です。

 この「他利」の精神は、

 資料化により得られる知識や経験の整理など

 「自利」に対する理解も必要です。

 単に他利のために自分の時間を削るのでは
 ありませんということです。


 同義に「情けは人のためならず」があります。







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ルールブックの粒度

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【ルールブックの粒度】


 日本の憲法が長期にわたって
 改訂されていないのは、

 具体的なことが書いていないので
 柔軟性が高いからという旨の記事を
 見ました。

 裏を返せば、他国に比べて
 記述内容の具体性が低いそうです。

 会社のルールブックも同様のことが
 言えるのではないでしょうか。

 記述の粒度を荒くしてあるので
 細かい実務レベルの変更に影響を受けず

 改訂が少なくてすみます。

 その一方で、具体性に欠けるため
 実務上は使い物にならない。

 ルールを具体的に細かく決めて
 それに従うよりも、

 都度、状況に合わせて、
 皆で話し合いながら物事を進める

 そのために何回も会議を重ねる。

 ルールそのものについて
 議論するのではなく、

 都度、発生事象について議論するため
 同じようなテーマに対して

 毎回、調整会議が必要になります。

 もちろん、毎回、全く同じ事象が
 発生することはないので、

 無駄ではないという意見もあるでしょう。

 しかし、結果的に意思決定や行動が
 同じであるのなら

 適切な粒度でルールを決めておいたほうが
 議論の時間も少なくて済むはずです。

 また、議論は個別の事象についてではなく、
 ルールに対して行うのが汎用的です。

 例えば、”室温を28度にしましょう”
 というのは柔軟性がありません。

 逆に”室温は快適に保ちましょう”
 というのでは粗すぎるでしょう。

 具体的であり、かつ、柔軟性がある
 ルールとはどのようなものか

 ”快適”の定義は様々ですし、

 外気温や湿度、人数など
 状況によって変わりもします。

 そこをしっかりと議論して決めておく
 必要があります。





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 【大型連休をあてにするプロジェクト】


 日本にはゴールデンウィーク、
 盆休み、正月休みという
 大型連休があります。

 以前の職場は、航空機開発をしていて
 ほぼ現場は、大型連休は出勤だったこと

 記憶しています。

 航空機開発と言えば、スケジュール遅れは
 必ずと言っていいほど発生します。

 いまも国産小型旅客機が開発中で、
 かなり遅れていますね。

 大型連休は、この遅れをキャッチアップ
 するにはとても好都合です。 

 なので、暗黙的に大型連休は
 バッファとして考えられている

 暗黙のルールがあるように、

 ように見えます。 

 遅れが確実に見込まれるような
 プロジェクトで

 しっかり大型連休を取れている
 ケースはどれくらいあるでしょう。

 昨今、働き方改革など騒いでいますが、
 納期遅れのバッファとして

 大型連休をあてにしないで
 すむようなプロジェクトは

 まだまだ少ないのではないでしょうか。

 一方で、この連休中の高速道路渋滞予想は
 3日に中央道で45キロ以上が見込まれています。

 とても非生産的な状況だと思います。

 気にせず、いつでも、1週間の休暇を
 とることができれば、

 GWは仕事をしたほうが、
 とても生産性が良いに違いありません。

 大型連休を無くすような社会的なルール変更は
 難しいですが、

 大型連休中は仕事して、
 別のタイミングで連休をとるように

 ルール変更するのは可能です。

 ルールを変えるとインプットと
 アウトプットの流れが変わり、
 システムが変わります。

 システムが変われば、
 生産性が変化します。




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分業制の功罪

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 【分業制の功罪】


 対象とするものが大きくなるにつれ
 分業が進みます。

 一人で要件を決めながら
 設計しながら製造をする

 なんと効率でしょうか。

 これが、要件定義、設計、製造
 とプロセスが多くなるにつれ

 要件定義者、設計者、製造者と
 分業が進みます。

 それにより大きな仕事が
 できるようになるのですが、

 全てを一人でやる仕事に比べ
 非効率になります。

 また、それぞれの自担当以外が
 分からなくなり、

 設計者は要件定義されたとおりに
 設計し、

 製造者は設計されたとおりに
 製造する。

 これは、一面では正しいのですが、
 要件定義や設計の誤りについて
 無関心になりがちな怖さもあります。

 「設計通りに製造しました。」

 要件や設計の真意を読み取り、
 そこに矛盾があれば是正する

 ような意識がないと
 木を見て森を見ざる

 ということが起きやすくなります。

 分業により各設計者や製造者は、
 自担当の部分しか分からない状況では、

 全体を誰かが把握して
 コントロールしないと

 整合性を確保するのが難しいでしょう。

 しかし、一方で巨大なシステムは
 全体を把握・コントロールするのが

 困難という事実もあります。

 そこで、個々の要素が協調しあって
 全体として成立するのが理想ですが、

 そのためには個々の要素の独立性を高め
 インターフェースは疎結合にするような

 基本アーキテクチャの設計が重要です。

 逆に、個々の要素が複雑に絡み合い、
 密結合するような巨大システム、

 かつ、誰も全体を把握・制御していない
 というのは真に厳しいものがあります。




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それ、当然でしょう!?

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 【それ、当然でしょう!?】


 発注者A

 「ここの仕様を少し変えたいんだけど、できるかなぁ?」

 受注者B

 「はいはい。わかりましたーできますよ!」

 発注者A

 (よかった、当然に納期は守ってくれるんだよねぇ)

 受注者B
 
 (やるけどさ、当然に納期は延期だよなぁ)

 人間とは自分に都合のいいように
 勝手に解釈する生き物らしい。

 表向きのやり取りは良好な関係なるも、 
 内心では180度違うことを考えている。

 いよいよ納期が延期されることが
 白日の下にさらされたとき

 初めてそのことに気が付くもの。

 発注者A

 「納期延期なんて聞いてないですけど!」
 「当然に納期は守ってもらえると思ってました!」

 (それ、当然でしょう!)

 受注者B

 「当然に納期延長してもいいのだと思ってました!」
 「だからOKしたんですよ!」

 (それ、当然でしょう!)

 お互いに自分の都合のいいように勝手に解釈して
 「それ、当然でしょう!」と思っているので、

 最初は口に出すことをしません。
 
 なので、お互いの解釈の違いが発覚したとき
 裏切られたように感じます。

 なんともいやなものです。

 結局、納期延長するか、残業休出で納期確保するか。
 はたまた、その両者か。

 このようなことにならないために、
 相手がどう思っているか

 真意を確かめる手間を惜しまずにしたいものです。

『五輪書 火之巻 陰を動かすという事』
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『兵法三十六計 第十三計 打草驚蛇 - 草を打って蛇を驚かす』
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『孫子の兵法 始計篇 その8 兵は詭道なり』
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