効率的に仕事を進めるコツ

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早くも5月。

4月は、期初ということで、
通例的になかなか滑り出しが思わしくないことが多いのですが、
嬉しいことに、この4月からの我がグループは
非常に良い滑り出しを切れたのではないかと思っています。


そして5月のGW明け早々、
久々に提案に絡み、本日提案に行ってきました。


普段はどうしてもマネジメント業務がメインになってしまい、
現場での業務に携わることが少なくなったなかで、
久々に関わった現場の業務です。


今回、この業務を担当するときに決めた目的(理由)は二つ。

一つは、他のメンバーと共に仕事を進めることで、
私から盗める部分はどんどん盗んで成長のきっかけとしてもらうこと。

そして、もう一つは、部署としての資産になる
パートナー会社とのリレーションをつくること。
(後者はちょっと後付け的でもありますが・・・。)


もちろん、私が自ら業務を請け負う場合は、
メンバーのキャパシティなどといった物理的な問題もありますが、
その問題を解決するために単純に仕事をやってしまうのでは、
その業務のそのときは無事完了できたとしても、
その後、同じ状況になったときに、(私でなくても)
また誰かがやらなければいけない状況になってしまいます。


なので、今回の業務に関しての上記の理由の一つ目は、
「効率よく業務をこなすこと」を盗んでもらおうと思っていました。



では、効率よく業務をこなしていくためにはどうすれば良いのか。


私自身、意識していることは、
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「なるべく自分でボールを持たない」
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ということです。

しかし、単純にそれをやってしまえば、
ただのマル投げやブン投げになってしまいますし、
そもそもそれができる状況がなければできるわけもありません。


では、上記を実行するためには何が必要なのか。

まず、前提として「自分でボールを持たない」状況を作るために、
その大切なボールを預けられる人間(や会社)と
普段からリレーション(信頼関係)を築いておくことが大切です。

そして次にやることは、その一連の業務のなかで、
自分の力が発揮できる(価値提供できる)ところを見極め、
できる限りそこだけに注力することです。
(=それ以外の部分に関しては、上記の信頼できる他の人にお願いします)


そう考えると、ビジネスプロセスと同じで、
自分が価値提供(創造)できるところを自分自身が把握し、
そこに時間的にもパワー的にも注力する。
(いわば選択と集中ですね。)

それ以外の場所、つまり自分じゃなくても大丈夫な部分や
自分よりもより良い仕事のできる人がいる部分に関しては、
変に自分で抱え込まず、その専門の人に任せてしまうことが、
効率的に業務を進めていくひとつのコツかもしれません。

もちろん、他の人にお願いするときは、
その業務の目的や方向性はしっかりと伝え、
後は、それ沿って業務を推進してもらいます。

そうすることで、自分で抱え込む以上のアウトプットを
創出することができると思いますし、
また、自分がキーとなるところで価値提供している以上、
そのアウトプットは自分の仕事だと言えます。
(そこがマル投げとの違いかもしれません)


私自身、昔から器用貧乏で、(語弊を承知でいうなれば)
結構なんでもある程度はこなせていたように思います。

ただ、「なんでもできる」は、実は「なんにもできない」のです。

そこに気づいたとき、そして上記の対処法を実践できたとき、
これまでよりもずっと多くの仕事をこなすことができるようになったと思います。


そうやって、仕事量が増えていくとどうなるのか
下記はあくまで一例かもしれませんが、
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様々なタイプの仕事やいろんな人と仕事をすることになり、
仕事を通じてのインプットが増える。

→仕事を通じてのインプットが増えていくと、
 仕事の進め方がブラッシュアップされる。

 →進め方が良くなると、
  当然アウトプットも良くなる可能性が高くなる。

   →アウトプットが良くなると、
    関わる仕事の中身が変わっていく。

    →関わる仕事の中身が変わると
     新たなインプットを得ることができる。

そして一番最初に戻る。
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といった、グッドサイクルを生み出すことができるように思います。


もし、自分の仕事が効率的でないと思っている人は、
まずは、自分が価値提供できる部分(自分が活きる部分)を
見つける作業から始めてみて、
上記のサイクルを実現できるよう意識してみてはいかがでしょう。

もしかすると、作業のスピードを早くするよりも、
そもそも無理かもしれない頭の回転を早くするよりも、
ずっと効果的な結果が得られるかもしれません。



はじめの話に戻りますが、
もし、こうやって一緒に業務を進めることで、
今回一緒に関わったメンバーが成長してくれたなら、
(もしくはその成長のきっかけを得てくれたなら)
たまにはメンバーと一緒に仕事をすることも、
もう少し積極的にやっても良いかもしれませんね。




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