2012-01-03 02:03:46

メール一斉送信をする時のマナー

テーマ:ビジネスマナー
こんばんわ、Kaoruです。

新年早々こんな事を書くのは不本意ですし、
どちらかと言うと、
私が現場で学んだマナーに関しては、
FTSブログの読者さんよりも、
読者さんではない人にこそ
目を通していただきたい内容なのですが、書きます。

なぜなら、読者の皆様は
きちんとマナーを守ってくださる方が大半だからです。


会社を辞めてから、自分の営業活動で
たくさんの方々と名刺交換をしました。

そして私は今まで自分より年が上の方々との中で
揉まれてきたのが、一転して年下の子達と
接する機会が増えました。

そして、私自身もようやく少し
気持ちにゆとりを持って迎えられた今年の年末年始、
来た訳ですよ、
「なんだコイツ」と思うような一斉メールが。(-。-)y-~~~

メールは便利な反面、
ちょっと手を抜くと、ものすごく雑な
コミュニケーションになってしまいがちです。

以下私が現場で学んだ、一斉送信でのマナーを
書いて行きます。

■CCでの一斉送信が可能な範囲
 知人、取引先、身内まで


※メールアドレスも個人情報です。
 仕事で使用しているアドレスで、
 なおかつ名刺に記載している物であれば、
 ある程度は公開情報としての許容が必要でしょう。

 ただし、全く面識の無い人が、第三者を通じてアドレスを知り
 メールを送った場合は、必ず
 自分が相手のメールを第三者(教えていただいた人の氏名も)に
 教えてもらった経緯は、冒頭で説明をしてから
 用件に入るべきだと思います。

■CCではなく、BCC一斉送信が望ましい場合
 季節やお礼のご挨拶など、
 不特定多数の人へのご連絡


※同じ挨拶のメールでも、宛先が全員同じ組織であれば
 むしろBCCではなくCCで送った方が自然でしょう。
 しかし、先にも述べた通り、メールアドレスは個人情報で、
 特に会社アドレスの場合は、ドメインで
 ある程度相手の職種や会社の限定が可能です。

 うっかりCC送信にしてしまうと
 自分が日頃取引している会社の情報漏えいにも繋がりかねませんし
 同業者の方々にとっては、あまり良い思いをされないでしょう。
 
■BCC一斉送信で送る場合に配慮すべき事
・BCC一斉送信である事を【冒頭で】伝えます


※本来であれば、1件1件メールをお送りするべき所を
 やむを得ずBCC一斉送信とした事への配慮をする文があれば
 なお良いです。

・自分が相手に対してお世話になった経緯と
 何をしている者なのかを必ず書く


※これを省いて、いきなり用件だけを不特定多数の人に
 言っている人が、この年末年始で4件続けて来ました。
 
 相手は必ずしも自分のアドレスを
 電話帳に登録してくれたとは限りません。
 自分と同じ氏名の知り合いの方も、
 他にもいらっしゃるかもしれません。
 
 まして1回名刺交換や面識を持っただけで
 その後しばらく連絡を取っていない相手に対して
 自分が誰なのか覚えていてもらえる、と思う事が
 そもそも厚かましい話なのです。
 
 そして、相手によっては、自分が何でお世話になったのかの説明を
 変えなければいけない場合も出てくるでしょう。

 その時点で、自分の経緯を同じ言葉で説明出来ない人は
 一斉送信で送るべき相手ではないのです。

 面倒であっても、それはメール送信のグループを変えましょう。

 私の例えで言うならば、
 ケーキ屋さんのアルバイトでお世話になっている方と
 音楽活動でお世話になっている方は、例え一斉送信であっても
 文章を別にして送るべき、と言う事です。

■挨拶文であっても一斉送信を避けるべきパターン
 相手が自分よりも目上の人、
 お世話になっている方の場合


※ケースバイケースですが、自分よりも目上の人に対しては
 出来る限り一斉送信は避けて、手間をかけて
 きちんとその人に宛ててメールをお送りするべきと思います。

 なぜなら。

 今は時代が便利になったからメールでお送りしている
 と言うだけで、本来であれば、きちんと相手に
 お手紙を書いてお送りする物だからです。
 

いずれにしても、一斉送信で不快に思われるパターンは
自分の用件だけを一方的に丸投げしている物が大半です。

ただでさえ、メールや電話は、相手の目を見て話す事が出来ない為
言葉遣いに関しては、一層気を使わなければいけません。

逆を言うと、きちんとポイントを押さえて
文章を作れば、そんなには嫌がられない物でもあります。

皆様、どうぞメールは上手に使えれば
本当に便利な物ですから
マナーを考慮した上で、

相手とのコミュニケーション

これを胸に留めながら
活用して行きましょうね(*^^*)

私も一層気をつけて
メールを活用していきます!


Believe yourself !!
Future to Shine !!

From Kaoru
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コメント

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1 ■遅くなりました。

あけましておめでとうございます。

今年も今まで以上に一生懸命頑張ります。
どうぞよろしくお願いします。

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