2005-04-22 13:32:03

メールの書き方考察(1) ~印象の悪いメールとは~

テーマ:ビジネスマナー
仕事や協業などで、多数のメールのやりとりを日々行っている私ですが、色々な人のメールを見ていると、読んでいて何となく不愉快な印象を覚えるメールというのがあります。

例えばA氏という人のメールは、何故か疑問や不快感を感じることが多く、印象に残っているので例にだしてみます。彼は非常に頭が良い人で難しいこともたくさん知っています。しかし、堅苦しいわけではなく、努めてフランクなメールの書き方をしようとしていることも伝わってきます。それなのに、何故か彼のメールに好印象を感じませんでした。

それは何故なのか。
 
 具体例と私なりの分析と訂正例をまとめてみます。


1.中傷の言葉や強調を冗談っぽい意味でよくつかう。
→ 言葉にすればちょっと面白い歯切れの良いフレーズでも、文字として見ると嫌な印象になる表現があります。例えば、中傷の意味のある言葉(バカ、とか)や「!」マークの連打などがこれに当たります。
文字にすると、言葉以上にキツイ印象や怪しい印象を与えてしまいます。

例 「今僕のメールを読んで、そんなバカな!? と思ったそこのアナタ!!!」

訂正例) 顔や性格やキャラを互いに知っているメンバー間で使うにはまだヨシ。
顔を知らない同士やそれほど親しくない間柄では(もちろんビジネスでも)使わない方が無難。


2.他の人のメールにコメントをつける時に、元メールの一部を引用で掲載し、それにコメントをつけ、更にまた一部を引用してコメントをつけ、というのを良く繰り返していた。

→ わかり易くするためにあえてそのようにしているわけですが、メールは画面に表示されるので、視覚効果で考えると、他の人のいろいろな意見に対していちいちツッコミをしているような印象にも見えます。また、一部の文の引用へのコメントは、一角だけを取り上げて批判したり強調するような、ややイヤミな印象となる場合もあります。なので連用はあまりオススメ出来ません。むしろ、元のメールを全部載せるか、一箇所程度の引用にする、などが無難です。


3.最も言いたいコトの前に、否定的な比喩や形容文を並べ立て、最後に肯定文を持ってくる書き方を繰り返す。

→ これは書籍とか、話し言葉の時の強調手法なのですが、否定表現を長く具体的に並べて肯定はちょっと、となるとメールの場合は視覚効果から、本来は褒めているはずなのに、否定の言葉がの方が長いために、批判文章に見えてしまいます。
 それより、肯定表現を先にもってきてこれを長めに具体的に表記し、否定的表記は最後にサラッと短文で書くという、つまり普通の書き方の方が読み手が気分良く読めます。

例) 「あの講師の話は、声も届きにくく、一部時代錯誤な面もあり、○○についての見解はとくに時代に合わないという部分は多少気になったものの、それ以外はすべて参考になった」

訂正例) 「あの講師の話で特に参考になったのは、○○に関する見解や、□□の分析図などで、我々にも即時に活用できるものが多く新たな発見が多々あった。ただ、△△の話の時はやや時代錯誤という面も感じた。」


4.反対意見を書く時に、その理由を延々と長く書く。

→ 反対意見を書く時、相手や自分をフォローするつもりでその理由をついつい長々と書きたくなる心境になりがちです。しかしメールの場合、反対意見はとくに「ストレートに短く」書く方が相応しいです。理由を延々と書くのは、言い訳がましく無駄にクドい印象となります。思い切って説明文は省略するぐらいの方が良いかもしれません。


例)「○○さんの言う□□については、時には必要な考えですし私も△△の時の場合はもちろん同様に考えますが、しかし通常の場合はあまり相応しくないのではないでしょうか。時と場合によるということではありますが、それよりむしろ※※という方法の方が無難だと思います」


訂正例) 「○○さん、私はむしろ※※という方法が良いと思いますが如何でしょうか」
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