2005-04-22 13:32:03

メールの書き方考察(1) ~印象の悪いメールとは~

テーマ:ビジネスマナー
仕事や協業などで、多数のメールのやりとりを日々行っている私ですが、色々な人のメールを見ていると、読んでいて何となく不愉快な印象を覚えるメールというのがあります。

例えばA氏という人のメールは、何故か疑問や不快感を感じることが多く、印象に残っているので例にだしてみます。彼は非常に頭が良い人で難しいこともたくさん知っています。しかし、堅苦しいわけではなく、努めてフランクなメールの書き方をしようとしていることも伝わってきます。それなのに、何故か彼のメールに好印象を感じませんでした。

それは何故なのか。
 
 具体例と私なりの分析と訂正例をまとめてみます。


1.中傷の言葉や強調を冗談っぽい意味でよくつかう。
→ 言葉にすればちょっと面白い歯切れの良いフレーズでも、文字として見ると嫌な印象になる表現があります。例えば、中傷の意味のある言葉(バカ、とか)や「!」マークの連打などがこれに当たります。
文字にすると、言葉以上にキツイ印象や怪しい印象を与えてしまいます。

例 「今僕のメールを読んで、そんなバカな!? と思ったそこのアナタ!!!」

訂正例) 顔や性格やキャラを互いに知っているメンバー間で使うにはまだヨシ。
顔を知らない同士やそれほど親しくない間柄では(もちろんビジネスでも)使わない方が無難。


2.他の人のメールにコメントをつける時に、元メールの一部を引用で掲載し、それにコメントをつけ、更にまた一部を引用してコメントをつけ、というのを良く繰り返していた。

→ わかり易くするためにあえてそのようにしているわけですが、メールは画面に表示されるので、視覚効果で考えると、他の人のいろいろな意見に対していちいちツッコミをしているような印象にも見えます。また、一部の文の引用へのコメントは、一角だけを取り上げて批判したり強調するような、ややイヤミな印象となる場合もあります。なので連用はあまりオススメ出来ません。むしろ、元のメールを全部載せるか、一箇所程度の引用にする、などが無難です。


3.最も言いたいコトの前に、否定的な比喩や形容文を並べ立て、最後に肯定文を持ってくる書き方を繰り返す。

→ これは書籍とか、話し言葉の時の強調手法なのですが、否定表現を長く具体的に並べて肯定はちょっと、となるとメールの場合は視覚効果から、本来は褒めているはずなのに、否定の言葉がの方が長いために、批判文章に見えてしまいます。
 それより、肯定表現を先にもってきてこれを長めに具体的に表記し、否定的表記は最後にサラッと短文で書くという、つまり普通の書き方の方が読み手が気分良く読めます。

例) 「あの講師の話は、声も届きにくく、一部時代錯誤な面もあり、○○についての見解はとくに時代に合わないという部分は多少気になったものの、それ以外はすべて参考になった」

訂正例) 「あの講師の話で特に参考になったのは、○○に関する見解や、□□の分析図などで、我々にも即時に活用できるものが多く新たな発見が多々あった。ただ、△△の話の時はやや時代錯誤という面も感じた。」


4.反対意見を書く時に、その理由を延々と長く書く。

→ 反対意見を書く時、相手や自分をフォローするつもりでその理由をついつい長々と書きたくなる心境になりがちです。しかしメールの場合、反対意見はとくに「ストレートに短く」書く方が相応しいです。理由を延々と書くのは、言い訳がましく無駄にクドい印象となります。思い切って説明文は省略するぐらいの方が良いかもしれません。


例)「○○さんの言う□□については、時には必要な考えですし私も△△の時の場合はもちろん同様に考えますが、しかし通常の場合はあまり相応しくないのではないでしょうか。時と場合によるということではありますが、それよりむしろ※※という方法の方が無難だと思います」


訂正例) 「○○さん、私はむしろ※※という方法が良いと思いますが如何でしょうか」
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2005-04-18 01:59:13

金融業界における「知識」の壁は高くない

テーマ:金融業界の醍醐味

私は、金融業界の中でも保険業界に属していて、この業界に入って13年になります。

そして私は、この業界が大大大好き♪デース。

 

その理由は本当にたくさんあるので、順々に書きたいと思っていますが、まずは、金融業界における「知識」についてのお話です。

 

金融や保険はわかりにくいと思っている人は多分多いと思います。しかし私はそうは思いません。確かに専門知識を要することに違いはないですが、必要な知識は多岐に渡るわけではなく、むしろ狭い分野のことを奥深く学ぶという世界なのです。

 

だから全く知識の無かった私でさえも、この業界に入ってから必要な知識を抵抗無く覚えたり学ぶことが充分に可能でした。

 

金融と聞くだけで、堅そうとか難しそうとか、人は思いがちですが、実はそこにチャンスがあるのではないでしょうか。

 

どんな業界であっても、最初は学んだり覚えたりするべきことがたくさんあるのです。金融だけ特別難しいわけでは全然ありません。むしろ、センスや感性という才能のようなものを要する業界よりは、ずっと可能性が高いのです。

 

それと、金融業界にいるだけで、専門家っぽくて頭が良さそうに見えちゃったりする? というような不思議なオマケがついてきます。うっかり自分でも賢くなったような気にもなります。(笑)

 

本当はそういうわけじゃないのですが、真面目そうとか、賢そう、というのは悪いイメージではないし、勘違いであってもちょっと優越感を感じる、というのは仕事を楽しくするきっかけになります。まぁ、実際はそう甘くないですけどネ。でもそれはどの業界でも同じことですから。

 

就職活動中で自分の行き先が見つけられてないアナタ、日経新聞を片手にコーヒーをすする自分を想像して下さい。

 

金融業界って結構楽しいのです。

 

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2005-04-18 01:35:10

私の仕事スタイル

テーマ:徒然日記

私がどういうスタイルで仕事をしているかというお話です。

 

私はプロフィールに書いている通り板橋の片隅の小さなオフィスで小さな会社の女社長をしています。起業5年目になります。

 

起業の初めは自宅を事務所にSOHOからスタートして、段々書類が収まりきらなくなって知人の会社の一角に間借りするようになり、もっと書類やOA機器が増えてきて、4ヶ月ほど前に小さいながら独自の事務所に移転しました。数年後にまた少しバージョンアップ出来たらイイナと願う、ゆっくりペースで成長中?の零細企業です。

 

仕事内容は、色々な仕事を請け負っているうちに5個の会社に参画し、全く違う種類の仕事を複数同時進行するような状況になり、その業務の殆どを私自らが行うという、未だにかなりSOHOに近い状況です。

 

それでも、多くの人たちとコラボレーションしてチームワークを感じたり、自分の興味ある仕事を自由に出来るという、今の環境に私はかなり満足しています。

 

仕事には色々なスタイルがありますが、まずは、どんなスタイルの仕事に自分が満足できるのかを知り、自分なりの夢を見つけ出すことが始まりになります。他人の歩いた人生を羨ましいと思って自分も目指す、というのも、きかっけとしては悪くないですが、「自分が何に満足するか」は、人それぞれ違うことも知っておいた方が良いと思います。

 

私は、自分がやりたい仕事が好きなように出来る今の環境にかなり幸せを感じます。多数の部下を持って組織を築いたり会社を大きくするよりも、今の方が楽しいだろうと思えるのです。

 

しかし他人はまた違う感覚でしょう。

 

一つの仕事に集中した方が効率的で余裕も出来るという考えが一般論ですし、私のように色々な仕事をやって常に頭を切り替える日々を過ごすのは、中途半端な上に落ち着かない、と感じる人もいると思います。

しかし、私は中途半端で落ち着かない日々が案外面白いと思うからやっています。

 

幸せを感じる定義は一つではなく、自分なりの幸せを定義を見つけることが大事であり、個々人が自分の満足できるスタイルは何かを知るには、様々な経験を積んで模索することから始まり、時には劇的な行動力を遂行したり、自分なりの揺るがない信念をだんだん確立していくという「過程」が必要に思います。

 

私自身も同様の経験を積んでいるまだ途中にあると思っていますし、幸せや満足の感覚は、年齢や時代背景によって今後も変化していくものでしょう。今はこれで幸せでも、次の時代には違う幸せを追いかけることになるのかもしれません。そういう感覚は常に柔軟でありたいと思っています。

 

それでも、いつの時代でも自分の中で共通することとして、いつか辿り着く目標地以上に、そこに至る「過程」の経験が貴重である、という感覚があります。目標のために試行錯誤し時には悩み失敗経験もしながら努力を積み重ねるその経過が、振り返ると本当に懐かしく輝く貴重な思い出となることを実感してきたからです。

 

だから、たとえ時代が変わり、夢や目標がどんなに変化しても、私は楽しんでその時々の目標を追いかけることが出来そうな気がします。


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2005-04-17 22:33:16

最初に自己紹介

テーマ:徒然日記

ブログを書くのも読むのも大好きな生粋ブロガーの私。ここはココは3つ目のブログです。3つのブログ管理が果たして出来るのか?やや懸念もありますが、とりあえずマイペースに書いていこうと思います。

 

ちなみに、私の一つ目のブログはココ
板橋で働く女社長のBlog =Livedoor編=
ここは、初めて作ったブログで、仕事のこと、子どものこと、日常のことなどを自由に書いてきたいわば日記に近い内容です。

 

そして、二つめのブログはココ
誰でもわかる生命保険解説blog
本業の保険ジャーナリストとして「保険解説をする」というテーマに絞ったBlogです。ホームページやメールマガジンとも連動していて、内容は保険解説に限られています。アメブロ開始当時に作ったブログなので、それなりに思い入れもあるのですが、ジャーナリストとして、というテーマに絞ったおかげで、好き勝手に自由に書くけずに、更新頻度はけっこうゆっくりペースです。でも、参考になる内容を目指しています。

 

そしていよいよ始まったココが3つめ
板橋で働く女社長のBlog ~金融業界のお仕事研究~
都内の某大学で、就職活動に向けた「キャリア開発」という講座の、金融クラス(金融業界の仕事の紹介や就職への心構えを教える授業)を担当している経験の中から、就職活動・ビジネスマナー・金融業界の仕事・その他仕事に関する徒然日記などなどを書いていきたいと思っています。

 


『板橋で働く女社長のBlog』というこのタイトルの発祥は、もちろんアメブロの社長さんである藤田社長のBlogの真似です。それと、「板橋で働く~」のタイトルが誰かにと取られちゃう前に押さえておこうかなと思って、先般、LivedoorのBlogもこのタイトルに変更してしまいました。ミーハーな理由ですがイマドキの流行にのっちゃいました。
 藤田社長とは一度も面識がありませんので、内心恐縮もしておりますが、藤田社長のBlogのファンのひとりとして、少しあやかりたいワ♪という願いも込めております。

(藤田社長、恐縮ですが宜しくお願いします。m(_ _)m)

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