ガントチャートの書き方

テーマ:スキル 2010年11月20日
プロジェクトマネジメント能力はとても重要です!

コンサルティングという職業はプロジェクト屋です。企業は自分たちのルーチンオペレーションを回す人材と余力はありますが、一過性のプロジェクトをするのにはそういった人材も能力もないという現状があります。なので、コンサルタントを雇います。システム導入、各種制度設計と導入、リストラ、企業風土改革、トップマネジメントにとって会社を進化させ、改善していくにはそういったプロジェクトが必要なのでプロジェクトのプロであるコンサルタントを雇うのです。職業としてコンサルティングビジネスが成長してきたのは最近のことで100年も歴史はありません。過去は企業や組織の中の人材が自分たちの進化の過程で自力でやってきたものでしたが、その専門性と企業規模の拡張とオペレーション(ルーチン業務)の確立により各企業はコンサルタントを雇うニーズが出てきたのです。同時に、その中でコンサルタントも良し悪しが出てきて、中には怪しいコンサルティング会社も出てきています。企業は変なコンサル会社に引っかからないようにする工夫も必要です。

コンサルはプロジェクトの専門家なので、プロジェクトマネジメント能力はMUSTです。ただこのスキルは誰しもが持っていた方が便利だと思います。というのも家の建築、改装、結婚式、病気の治療まで全てプロジェクトです。そしてどれもリスクは負いたくないものです。なのでこのスキルを持つことは料理ができる、車が運転できる、重いものを持てるのと同様、人助けできるスキルになるのです。

ガントチャートとコンサルプロジェクト
アメリカのビジネス界で異彩を放つ現役コンサルタントが送る躍動感あふれるビジネス-ヘンリーガント

コンサルタントがプロジェクト管理をする際に良く活用するのがガントチャート(Gantt Chart)です。このチャートのベースはアメリカのエンジニア、ヘンリー・ローレンス・ガント(1861-1919)により開発されたもので、プロジェクトの段取り管理を一覧できる便利なものです。これは時間軸を横軸に、肯定を縦軸にとった簡単なものですが、コンサルタントがこういったチャートを使うのには重要な意義があります。通常コンサルティングのプロジェクトというのはリスクが伴うと同時に、クライアントと協力をして進めなければなりません。但し、クライアントは高価なフィーを支払ったのだからプロジェクトを全部やってくれると思い丸投げします。このチャートはプロジェクトの全体像を明確にし、各工程の明細、そして重要性、責任者と所要時間などを明記することにより、プロジェクト自体の透明性をあげると同時に、問題が発生した際にプロジェクトの納期や報酬に変化があることを合理的に説得できるというメリットがあり、丸投げされるリスクを軽減できます。

ガントチャートの書き方

アメリカのビジネス界で異彩を放つ現役コンサルタントが送る躍動感あふれるビジネス-ガントチャート
ガントチャートの構造自体は簡単です。横軸にスケジュール(カレンダー)を取り、縦軸に作業工程を記入していきます。ガントチャートはフーバーダムの建築で使われて効果が評価されたと言われますが、複雑な作業工程を見やすくするのに効果的です。工事と同じように作業工程順に上から書いていきます。私はマイクロソフトのプロジェクトのソフトウエアを良く活用していましたが、やや複雑なので簡単なプロジェクトの場合はEXCELを使いました。
ガントチャートを作成するのには以下の手順で進めるのが効果的です。
1) プロジェクトの最終状況とそこに到達するまでの大枠の肯定をきめる:これがプロジェクトのスコープになります。スコープ(具体的にプロジェクトの範囲を決め、そのプロジェクトの最終結果としてどういった状況を目指すのかを明記したもの)が書けなければプロジェクトは成立しません。
2) 大枠の肯定をタスクレベルに落とし込む(この時点でタスクに関わる人数と時間を明確にします):これらを元にプロジェクトにかかる日数をスケジュールにプロットしていきます。
3) 各工程のマイルストーンを明確にする:マイルストーンとは古代ローマ時代に1マイルごとにおかれた道しるべで、自分がどこにいるかを明確にするものです。プロジェクト管理の場合のマイルストーンは、プロジェクト全体の進捗に影響がある大きなタスク、プロジェクトの節目で、通常その日程がずれるとプロジェクト全体の予定に影響が出ます。プロジェクトというのはなかなか予定通りにいかないものです。通常はある程度のスラックタイム(ずれ込みを吸収できるクッションとなる時間)をある程度織り込んでいますが、マイルストーンはそれで補うことができないほど主要な活動です。例えば土台ができるまで柱を立てることができなければ、土台の完成が参るストーンになります。
4) 各工程での作業時間、人数、費用、そして工程が終わったことを証明する成果物を明確にする:プロジェクトは人手がかかり、その人手が投資するお金になります。同時に工程が終わった際に終わったことを終了する証明が必要になります。私はリスク管理の方針で、各工程には成果物を準備し、クライアントにサインオフしてもらうようにしていました。なのでガントチャートの最後の欄に成果物とサインオフの日にちを記載できるコラムを準備しておきました。プロジェクト全体の教育及び、自分がやった作業に対する価値を認識してもらうこと、リスク、プロジェクト納期のずれ込みなどを早い段階で了解してもらう為にも進捗会議では必ずクライアントの承認をもらうようにしていました。
5) 実際の時間、進捗状況のプロット:4)でチャート自体は完成ですが、プロジェクトの管理は予定と実際の状況の比較になります。なので、予定と実際を比較して見えやすいようにしておけば、プロジェクトチームには自分たちの進歩を見るモチベーションになり、体外的には実際の費用やプロジェクト自体の遅れがあることを早い段階で示唆することができます。

エクセルでのガントチャートの作り方の動画を見つけたので紹介します。


ガントチャートの良さと難しさ

ガントチャートのよさは以下の点にあると思います。
1) プロジェクトの全体像のVisibility
2) プロジェクトの各工程のアカウンタビリティー(責任感)
3) 作業とコストの計算、予算への影響の確認の容易さ
4) プロジェクトを共有するコミュニケーションツール
5) プロジェクトのクリティカルパス(重要なタスク)とその影響が明確になる
6) シンプルさとわかりやすさ
7) プロマネの良し悪しが明らかになる記録
基本的にこのチャートを作る際に困難でしかもリスクがあるのが、どのような肯定で進めるかです。コンサルティングプロジェクトの場合はその会社が雛形となる作業手順とパッケージ化されたモデルプロジェクトがあるので、それを活用するというメリットがあります。ただ、実際に良いコンサルタントと普通のコンサルタントを分けるのがどのようにして作業工程をカスタマイズし、効率的かつ効果的なプロジェクトにするかです。なので、プロジェクトの作業工程を書けるようになるには、かなりの経験値が必要になります。

14期生へ

CVSではプロジェクトマネジメント能力を試されます。事前課題でも3つほど大きなプロジェクトがアサインされます。コア期間は時間も厳しいのでガントチャートになれている時間もないと思うので、今から練習してください。特に事前課題は6人でチームを組みます。距離もあり、簡単に合えない状態なのでプロジェクト管理が重要になります。良い練習になるので、ガントチャートを使ってみてはどうでしょうか?もし欲しい人がいれば私が使っていたEXCELのファイルを使ってもいいです。事前課題頑張ってください。

今日の音楽

CVSは昔HBS(Hagiwara Business Seminar)と言っていました。一期生そしてそれ以前の学生と教会の改修工事を一緒にして宿泊施設を作りました。今回はシャワーやスプリンクラーなども入り7期以来にCVS生がまたVDRCCにとまれることになりそうです。LAにホステルがオープンです。過去の学生と一緒に作ったVDRCCのBoarding Houseにまた学生たちが戻ってくると思うと楽しみです。私はコンサルプロジェクトのプロマネはできますが、工事は知識と経験がないので難しいですね。予定通りに終わるかどうかわかりません。でも毎日私が好きなHousemartins の曲を聴いて頑張っています。14期生も、CVSの初期の学生のように「一緒に作る」というハートを持った学生であることを願います。


ちなみにHousemartins を知ったのはこのゴスペルソングのカバーをやってイギリスのヒットチャートナンバー1になってからでした。この歌も好きです。



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コメント

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1 ■こんばんは

ガントチャートの動画、動作の解説が一つ一つでわかりやすかったです!

やはり定められたタスクの量が増えるほどプロジェクトマネジメントは大切になってきますね。
私もガントチャート作りにチャレンジしてみようと思います。
上手くマネジメントできるように頑張りたいです。

2 ■ガントチャート

ガントチャートとはどういうもので、どのように役立つのかは大体理解できました。後は実例を見ながら練習していくことで慣れていきたいと思います。
動画を見た後、少しは真似してみようと思って動画を再生しながらエクセルファイルを開いて挑戦してみました。・・・ですが途中で着いていけなくなってしまいました。説明を追っていくことはできましたが、データを入力してグラフ作成に移る所から分からなくなってしまったようです。
ガントチャートには普通のスケジュール表やプロジェクト達成計画表とは一味違ったものがあると感じました。やはり図で具体的にプロジェクトのプロセスが示されているからでしょうか。
また、1つのプロジェクトに対しては何通りかのガチャーとが必要になるのではないかと思いました。いかなるプロジェクトもシナリオ通りに進むとは限らないので、優先事項を整理しながら「もしこのガントチャートが上手くいかなくなったら次はこれ」というのを考えるのもありかもしれませんね。
一先ず自分は動画に出てきたレベルのガントチャートは作れるようになるよう、当面練習してみます。エクセルの勉強にもなりますよね。

そして本日は関西のプレイベントに参加してきました。スタッフの皆さん、審査員の方々、参加者の皆さん、特に同じチームだった方々、本当にありがとうございました。観光ビジネスについてとても楽しく勉強させていただきました(^-^)
事前準備と一通りの旅行スケジュールを考えて来て下さった方とムービーを使いこなせる方がいたのでとても助かりました。
ちょっと驚いたのですが、私は男の子だと思われていたみたいです。名前からして無理もありませんが、一応女の子です(笑)
本多友翔で(ほんだ ともか)と申します。
改めて今後もよろしくお願いいたします。

3 ■EXCELファイルほしいです!!!

こんにちは、ガントチャートこれは、個人の計画にも使えますね。
数字で視覚化することで、やらなければならないことが、すぐ分かり「まぁいいや」という気持ちになりにくくする効果があると思います。
自分の計画の為にも、またチーム計画の為にも萩原さんのEXCELファイルをいただけるとうれしいです!!
14期で使えるように今から練習したいと思います

4 ■無題

萩原さんこんにちは。

ガントチャートというについては今まであまり知らなかったのですが、スケジュール管理がかなり見やすくなって良い方法ですね。
簡単なところだと、アルバイトの時に自分の1日の作業を管理するのにも使えそうです。

ただご指摘の通り、どうしても一つの作業に遅れが出てしまった時にほかの作業へどのように影響するかわからないと他のスケジュールとの調整が難しそうです。

いずれにしても慣れが必要ですね。練習します。

5 ■チャート

こんにちは。

お恥ずかしいのですが、今回初めてガントチャートというものを知りました。
早速挑戦していきたいと思っております。
このコメントが終わり次第、動画をもう一度見て、エクセルと格闘します。笑

私も本多さんと同じく、関西のプレイベントに参加してきました。
自分の弱い部分を思いっきり見ることができました。
そして、CVSの学びと実践を体感することができ、本当に良かったです。

6 ■達夫さん ありがとうございます。

達夫さん

わざわざガントチャートのご指導ありがとうございます。我々チームBは縦軸の理解が間違っていました。しっかりと作り直させてもらいます。
またプロマネの良しあしがしっかりとわかる記録という言葉をしかと胸に受け止めたいと思います。まずはリクルーティング、もう終盤ですが最後まで頑張りたいと思います。

7 ■スケジュール感

プロジェクトなどを管理する場合は、
やはりそれなりのツールが必要なようですね。

タスクをリストにしてしまうと、どうしても場当たり的になってしまうので、
全員がスケジュール感を持つことができるガントチャートは良さそうですね。

使いこなせるように頑張りたいと思います。

8 ■感想

今回初めてガントチャートと言う言葉を知りました。
プロジェクトを実行する上で、ガントチャートのプロジェクトマネジメントが必要だと思いました。
この技術を身に付けていくためにも、日ごろの自分の予定を管理するところから始めていきたいと思いました。

今回、関西のプレイベントに参加させていただきました。とても忙しいハードスケジュールでしたが、タイムスケジュールやグループワークの大切さを肌で感じました。即席のメンバーでしたが、このメンバーよかったと思いました。とてもいい経験となりました。

9 ■がんチャート


私も雑賀さん同様ガンチャートトいうものを初めて知りました。
エクセルは高校の時に使い方を教えてもらった記憶はありますが、正直今その能力は今に残っていそうもありません。
動画を見てあ、こんな感じで使うんだったなぁ・・・とうっすらと思いだしました。

チームで各自の役割の進行状況を把握することは大切ですし、この管理システムが便利なことがわかりました。CVSでは、本当に各自の役割への責任が重そうですね。

10 ■すりあわせ

各工程ごとに成果物のすり合わせをするためのサインオフをするとのことですが、ここが結構重要なポイントなのかなと思いました。
内定先のプロジェクトでごくまれにファイヤープロジェクトがあるらしく、それはひょっとしたら、このサインオフでうまくいってないケースなのかなと考えたりしました。

コストのことを考えたらあまりバッファーも作れない中の、すりあわせ、もっともっと勉強しなきゃなと感じました。

11 ■すばやい作業

萩原さん、こんにちは。
先日私も関西のプレイベントに参加させてもらいました。

短時間でmissionをこなさないといけなかったのであたふたしていたら
「○○分もあったら多い方やで」
と13期のOBさんに言われてどきっとしました。

コア期間中は私が思っていたよりももっと時間が少ないようですね。
ガントチャートはたくさんのミッションがあるコア期間中のスケジュールをわかりやすくまとめられるようので、今から練習しておきたいと思います。

また、普段出来る作業なども、プレイベントの時時間がなくて焦るといつもよりパフォーマンスが落ちてしまったので、作業スピードを上げるためもっと練習が必要だと感じました。

コア期間までに練習と努力を続けて、作業や思考のスピードアップをはかりたいです。

12 ■無題

僕もガントチャートという言葉初めて知りました←
これから少しずつ活用していこうと思います!

ブログコメントを見ていると、本当関西の方が多いなと思いました!
僕は明日関東のほうに参加させていただきます。
関西勢に負けないように頑張ります!
関東勢の方よろしくお願い致します。
頑張りましょう^^

13 ■ガントチャート

ガントチャートというものを初めて知りました。動画はみただけでまだ実際にじぶんではやってないのですがわかりやすい説明でした。

cvsの課題や学校の課題に終われタイムマネージメントの重要性を実感したのでぜひガントチャートを試してみたいと思います。

14 ■無題

リクルーティングに、スタッフ作業、シャワーヘッドビジネスに、卒論と最近は自分自身のタスクが見えなくなっていました。

ガントチャートでしっかりと、自分タスク、仲間のタスク等、視覚化できるよう日々精進してまいりたいと思います。
また多少ガントチャートの使い方を誤解していたようなので、改めて修正していきたいと思います。

15 ■計画性

ガントチャートこいつの必要性を僕はこのCVSの課題を通してまざまざと見せつけられました。僕はいつも計画を頭の中でやってしまうのですが、頭の中でやっていると、どうしてもどこかで甘えが出て目標達成に至らないことが多々ありました。僕がこのガントチャートが真に必要だと感じたのはプレイベントを通してです。タイムマネージメントの失敗により、討論が激化し、プレゼン準備が中途半端に終わってしまいました。
これからは計画性を持っていきたいと思います。

16 ■無題

ガンチャートという言葉を初めて耳にしました。そして、この有用性や利便性も理解できました。
コア期間や実際ロサンゼルスでも時間が足りないとよく耳にするのでこれをうまく活用していければと思います。また、私生活においてもうまく活用できるのではないかと感じています。
実際にガンチャートを作ってみたいのでぜひエクセルのデータがほしいです。ガンチャートになれて14期に参加したいと思います。

17 ■ご利用は計画的に

こんばんわです!

ガントチャート、魅力的ですね!
私は、来年からコンサルタントとして働くことになっているのですが、しっかりと選考に受かり、来春のビジネスセミナーで実際に使い、慣れておきたいと感じました。

また、過去知っておけば良かったのかなと思いました。

私は、忙しいことが好きな人間なのですが大学4年の時(現在修士2年です)に、サークルのOBとしての複数の活動や、研究など4つも5つも活動に手をだし、どれも行き当たりばったり的に作業をこなす日々が続きました。その際、本当に寝る間もほとんどなかったことから、手の皮がストレスで向けてきたほどでした。

当時、忙しい時期を抜けたときに感じたことは、予想できる忙しさには、前々から対処しておけば良かったということでした。1か月前から必要なタスクがわかっていた際に片づけておかず、直前になってからしようとするので、締切時期などが重なった際に、最初できず、仕事が適当になってしまう。気持ちの中の優先順位よりも、締切が最優先になり、結果的に逃したくない方を逃してしまう。

書けば書くほど当たり前のことなのですが、もっと計画的に行う習慣、その一端を担ってくれるのかなと感じました。

18 ■無題

萩原さんこんにちは!
ガンチャートを使ったことはありませんが、使うと大分作業の効率化を図れると思いました。CVSのミッションで利用したいと思います。
また、先日のプレイベントでも感じましたが、時間をきってタスクを行う事は不可欠な要素なのだと実感しました。

19 ■無題

ガンチャートについてこの記事を読んで初めてしりました。

正直目からうろこでした。

今、学生団体の運営をしていてやはり困難なのは
①全体像を把握した上でタスクにどう落とし込むか
②一体仕事がどこまで進んでいるのかを共有すること
③実際にそのタスクがどれほど大変なものなのかどう識別すべきか


ガンチャートを使えば、一度限りでなく次のプロジェクトを行う際にも有効に働きそうですね。

ガンチャートの項目を参考に
次の学生団体のプロジェクトで実践してみたいと思います。

20 ■ガントチャートを使ってみて

萩原さん

お世話になっております。14期生の相羽輝と申します。

私もサークル活動でガントチャートを以前使用していたのですが、いつのまにか機能しなくなり、メーリングリストに各メンバーの今月・今週のToDoを記入し流すというやり方にとって代わってしまいました。
うまく機能しなかった理由として、大きく2点挙げられます。
1点目は、メンバーの数が多く、全員が常に見るという事をしなかったため期限意識を保てなかった事です。日々のサークル活動は長期間にわたるものであり、メンバーの習慣化をする事ができなかったのが根本の原因だと思います。
2点目は、ある仕事にどれくらいの時間がかかるかという事を事前に正確に推測する事ができなかったという事です。過去の先輩方の情報をうまく活用できなかった事ももちろんありますが、事前の仮説と異なり、修正する事が多く、ガントチャートまで修正する事が煩わしくなってしまったという事が挙げられます。
取って代わったメーリングリストに投稿する手法は、可視化する事はできませんが、全員が習慣的に見るので、期限意識は守られます。しかし、リーダーとしては全体像を把握するのに時間がかかるのかなという問題があるように思います。
また、ブログを拝見し、ガントチャートについて調べ、レベルの低いガントチャートだったなぁと痛感するとともに、もっと使いやすくする余地が大きかったのかなと感じています。笑 どうすれば使いやすくなるのかもっと工夫すべきでした。
今の自分の考えでは、リーダーはガントチャートで常に全体像の把握と各仕事の期間の修正を行い、ミーティングの進捗会議でガントチャートを用いながら進める。そして、各メンバーはメーリングリストにそれぞれの仕事の進捗を流す。そしてリーダーはその進め方も常にどうすればよくなるのか工夫し続けるというのがベストなのかなと思っています。
CVSでの実践を通じて、もっと良い自分のプロジェクトの動かし方を見つけていきたいです!

21 ■ガントチャートを使ってみて

萩原さん

お世話になっております。14期生の相羽輝と申します。

私もサークル活動でガントチャートを以前使用していたのですが、いつのまにか機能しなくなり、メーリングリストに各メンバーの今月・今週のToDoを記入し流すというやり方にとって代わってしまいました。
うまく機能しなかった理由として、大きく2点挙げられます。
1点目は、メンバーの数が多く、全員が常に見るという事をしなかったため期限意識を保てなかった事です。日々のサークル活動は長期間にわたるものであり、メンバーの習慣化をする事ができなかったのが根本の原因だと思います。
2点目は、ある仕事にどれくらいの時間がかかるかという事を事前に正確に推測する事ができなかったという事です。過去の先輩方の情報をうまく活用できなかった事ももちろんありますが、事前の仮説と異なり、修正する事が多く、ガントチャートまで修正する事が煩わしくなってしまったという事が挙げられます。
取って代わったメーリングリストに投稿する手法は、可視化する事はできませんが、全員が習慣的に見るので、期限意識は守られます。しかし、リーダーとしては全体像を把握するのに時間がかかるのかなという問題があるように見ていて思います。
また、ブログを拝見し、ガントチャートについて調べ、もっと使いやすくする余地が大きかったのかなと感じています。笑 使いやすくするにはどうしたら良いのかと工夫すべきでした。
今の自分の考えでは、リーダーはガントチャートで常に全体像の把握と各仕事の期間の修正を行い、ミーティングの進捗会議でガントチャートを用いながら進める。そして、各メンバーはメーリングリストにそれぞれの仕事の進捗を流すというのがベストなのかなと思っています。
CVSでの実践を通じて、もっと良い自分のプロジェクトの動かし方を作っていきたいです!

22 ■Re:ガントチャートを使ってみて

>14期生相羽輝さん

ガントチャートはあくまでもツールにしか過ぎません。おっしゃられる様に、むしろプロマネが状況判断をするツールとして使い、グループウェアのようにはしないほうがいいと思います。(結構混乱するし、情報にはそれぞれ背後の情報があり、それがわからずに予定だけがころころ変わるのは心理的負担が大きいです)。

よいプロジェクトマネジャーは良いコミュニケーターであり、まずは信頼があります。そして信頼ベースの仕事がもっとも効率な進め方です。

そして信頼をされるには、正しい判断ができる能力が必要であり、その判断能力のアシスト的なツールだと思えばいいでしょう。

23 ■こんばんは

海外ビジネスビジョンニングミッションでガンチャートの作成があります。そこでガンチャートのexcelもらえますか。

24 ■Re:こんばんは

>石川潤也(14期)さん

ガントチャートは、「ガントチャート Excel」などで検索すればウェブ上にテンプレートがたくさんありますよ。用途によって色々ありますので使い分けたり自分で改良すると良いでしょう。
それか一度自分で作ってみるのもオススメです。最初はよく分からないしあまり出来がよく分からないかもしれませんが一度作って改良していけば良いものになりますし愛着もわきます。

私は実際のビジネスで使われているガントチャートを見たことがありますが1年間など長い期間を見通して書かれていて分かりやすいです。

25 ■おはようございます。

ガントチャート、、、名前しか知りません
でした。

どのようなものかはよくわかりませんが、できあがった雛形にデータをあてはめて作っただけの表は無意味な気がします。
用途は十人十色なわけですから、それぞれの目的に合ったデータ管理を行えることが望ましいですね。

ガントチャート、調べてみます。

26 ■すごい

いつもあることを決め、目標にたどり着くまでの道のりで何がどの日までに必要か、予定より遅れたりした場合の修正期間の配置など、いつもいちいち手書きでざっくりですが今まで作っていました。しかしそれはぱっと見てわかるようなものでなかったためよくと途中で分からなくなることもあり、自分が作ったものはうまく活用で来ていませんでした。

このようなものがあると知って大変うれしく思います。さっそくですが作ってみようと思います。

27 ■無題

ガントチャートという言葉を始めて聞きました。

タスクが多ければ多いほど、やはりマネジメントが重要になってくるのだと感じます。

コア期間も山のようなタスクに忙殺されないように、マネジメントについて学んでいきたいと思います!

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