３つのエクセル関数から始まる仕事効率アップ術

皆様こんにちは。オフィスワークコンサルタントの朝子です。
季節の変わり目、すっかり体調を崩しており記事アップがなかなか進まず・・

皆様もお体ご自愛くださいね。

さて、前回の記事 の宿題。

　何度聞いてもはっきり聞き取れなかった場合はどうしましょう。
　というか、何回までなら聞き直してもOK？
　会社名や名前を聞き取るためにやっておくと良いこと

私が実践していることをご紹介します！

電話で相手の会社名や名前が聞き取れないのはなぜでしょう。

私は、
　「初めて聞いた」、
　「聞きなれない」

こういう状況だと1度で聞き取れないようです。

ということは、「初めてではない」「聞いたことがある」という状況であれば聞き取りやすいということ。

ではそういう状況を自ら準備しちゃいましょう。

まず会社には誰から電話がかかってくるでしょうか。

・クライアント、顧客
・取引先業者

・それから外出先からの社員

ですね。

私は数回の転職経験があります。
そのときにいつも行っていたことは

電話がかかってきそうな人・会社名をまずは調べました。

クライアント、顧客、取引先業者の会社名の調べ方
グループウェアを使っている会社なら

クライアント対応のある部署の人たちのスケジュールを見てみましょう。

会社名、先方の担当者名も書いてある場合が多いと思います。
ということは、そのかたから電話がかかってくる可能性があるということ。

まずはここをチェック

グループウェアを使っていない会社なら、
・これまでの請求書（発行したもの・受け取ったもの）を見せてもらう、
・昨年度の年賀状送付先リストを見せてもらう
・先輩によくかかってくる会社名、担当者名をあらかじめ聞いておく

こんな方法もありますね。

かかってくることが予想される会社名を頭に入れておく。

これだけでも全然違ってきます。
何が違うって、自分が楽（ラク）

それでも1回では聞き取れないときは、聞きなおしますが、
聞きなおせるのは2回までかな～と思います。

それ以上は逆に失礼にあたったり、前回の記事 のように

聞きなおしてもスピード、言い方が変わらなければ何度聞いてもわからないこともあります。

その場合は、電話を担当者に取り次ぐ際、
「何度聞いても聞き取れなかったのですが・・・、」
と前置きして、なんとなく雰囲気だけでも「こんな感じの会社名」を伝えれば
察してくれるかもしれません。

そういう場合は、あとからでいいので電話を取り次いだ先の人に

会社名を確認をしておくといいですね。
次回かかってきたときはわかるようになるし、

「教えてください♪」とその方とのコミュニケーションにもなりますし。

電話って慣れないと出るのが億劫でストレスになることもあります。
ストレスを少しでも自分で減らすことも仕事を続けていく上で重要です。

電話が苦手な方、
新入社員のかた、
転職したばかりのかた、

お試しください