2008-09-30 13:40:01
「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法
テーマ：ビジネス書[情報収集]
「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法 泉正人
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泉正人さんのブログ
本書は、こんな人たちに
おすすめします!
■ 書類やデータを紛失することが多い人
■ 溢れかえるメールに困っている人
■ 情報やデータをどう整理していいか分からない人
■ 机の周りがゴチャゴチャして汚い人
■ 重要な仕事に対する集中力がない人
■ 仕事に取りかかるのが遅い人
■ 仕事を早く終わらせて、勉強や趣味の時間を確保したい人
■ 必死に仕事をこなしているのに、周りの評価が低い人
■ 他の仕事術や整理術を読んだが、身につかなかった人
(帯より)
「仕組み」仕事術の続編とも言える「整理術」
今回はどんなシンプルな整理術をおしえてくれるのか？
とても楽しみです。
【仕組み整理術の5原則】
泉さんが提唱している
仕組み整理術とはどういうことなのだろうか？
1.基本は「統一化」「一元化」「自動化」
2.ルールを設け、徹底して実践する
3.ムダな時間を削減することを目指す
4.整理しすぎない
5.整理した時間を、有効活用する
この5大ルールをもとに
整理術が語られている。
この本ではその中から
■「書類&机まわり」の整理
■「PC&メール」の整理
■「頭」の整理
■「時間」の整理
という4つの整理法を紹介している。
ぼくもやってようと思った
整理法を紹介してみます。
【書類&机まわりの整理法】
紙ベースの書類を無くしていく!
まず紹介するのは、
紙ベースの書類自体を無くしてしまうという整理法。
紙の書類はかさばるし検索機能もついていない。
だから、それを使って仕事をするということをやめて、
すべてをPCベースの書類に移行していきましょう。
もし紙の書類を作成したとしても、
すべてをPCで管理をすれば
たとえ紙を捨ててしまっても
まったく困らないのである。
まずはペーパーレスから始める。
「読書法」
レバレッジメモというものを作る。
レバレッジメモとは、
読んだ本の自分書きになった部分を引用した
メモ書きである。
それを作成した本はすべて処分をする。
もし本を読み返したくなったならば
自分が作成したレバレッジメモを読み返せばいい。
「机の整理法」
まずは一番必要なものに対して
優先順位をつけていく。
パソコン
ペン
ノート
などなど
優先順位が低くなっていったものは
机の中にしまい込んだりして整理をする。
とにもかくにも、
使ったものはあった場所に戻すという
シンプルな整理法をしていれば
机の上が散らかるということはなくなる。
なんせ、書類はすべてPCベースにしているのだから、
無駄なものはすべて処理されているはずである。
【PC&メール整理法】
一台のパソコンを使う
なぜか・・
それは整理術の原則である
一元化
を徹底するためです。
たくさんのパソコンを使い分けていると
どこに大事な情報をしまい込んだのか
わけがわからなくなってしまいます。
そこで、パソコンはノート型にして
持ち運びやすくて軽いタイプのものを選ぶ。
すべての情報はこの中に収納をする。
この話は前作の
「仕組み」仕事術でも語られております。
収納した情報は
Googleデスクトップなどのソフトを使って
カンタンに引き出せる状態になる。
ところでインターネット上の情報を引っ張り出すには
上手にパソコンを使わなければなりません。
そんなための手段をこの本では書かれております。
基本的なことが多いですが、
これを実践をしている人は少ないかと思います。
せっかくなので、紹介します。
「ブログ」
RSSリーダーを利用する
Googleリーダー
ぼくも使っていますがとても便利です。
「メルマガ」
まぐまぐ！などを利用して
たくさんのメルマガを購読しましょう。
整理方法は
メルマガを受信するソフトを
普段使っているメールソフトではないものに変える。
メルマガを読むぞ!!というときに
そのメールソフトを立ち上がてザーッと読む。
「メール処理」
読んだらすぐに処理をする!!
【頭の整理法】
頭の中を常に空っぽにしておく必要がある。
そのためには考えたことやらなければならないこと
すべてを外に吐き出していく。
パソコンを使ってやることリスト(ToDo)を作ったり、
他人に仕事を任せたり、
チェックリストを作ったり、
などどんどん外に吐き出していく。
中に貯めこんでいると
新しい情報をキャッチできなかったり、
必要な情報に気がつけなかったりする、
とにかく外に吐き出してしまいましょう。
もし必要になれば
検索をすればいいし、
書き出したものを読み返したりすればいい。
単純なのですが、
なかなか実行できないのが頭の整理。
今日からでもやってみてはいかがでしょうか。
【時間の整理法】
時間の管理法はToDoを作ること。
やるべきリストをつくって
あとはそれに沿って行動をする。
泉さんは朝6時に起きて仕事を始めて
8,9時には一日のある程度の仕事は終えているようです。
なぜそんなことができるのか？
それは、濃密な時間を作っているから。
そして、やるべきことがリスト化されているから。
仕事をしている途中で飽きて
ネットを見たり
メールをチェックしたり
などをしていると
時間が無駄に浪費をしていくだけ。
やるべきリストの中から
やるべきことを選んだら達成するために
がむしゃらに仕事をする。
そのリストをつぶせたらはじめて
ご褒美にメールチェックをしたり、
ネットを見たりするというルールをつくれば、
ムダな時間を過ごして
「あぁ～今日も終わらなかった残業だ」
なんてことはなくなると思います。
まずはやるべきリストを作成する。
これが時間を管理し整理をする第一歩です。
【まとめ】
前作「仕組み」仕事術と内容が
多少被るところがありますが、
より具体的な方法が書かれています。
ちょっと意識すれば
カンタンに実践できるようになっているので、
この本を読んで、
「おお!!」
と思ったことをやってみてください。
【仕組み整理術を紹介しているサイトさん】
「マインドマップ的読書感想文」
smoothさんがいち早く本書を紹介されています。
「LEMONedの一日一冊ビジネス書」
そうなんですよね。最初の導入さえクリアしてしまえば
あとは仕組みに沿って行動をするだけなんですよね。
「眼鏡会計士進化論」
おもしろい読書の仕方で本書を読んでおります。
みなさんもぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
ぼくも新しい本を読むときにやってみます。
(どうやらフォトリーダーの方のようです)
「かげふみおに」
どんな楽しいことが待っているか・・
ポジティブな気持ちが毎日に変化を与えてくれる。
「楽しいこと」探ししてみてはいかがでしょうか。
「いせとる.com」
新しいPCにして新たな気分で仕組み整理術を実行する。
ちょっと羨ましいです。
「知識をチカラに」
情報がとても整理されていてすっと頭に入ってきました。
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【日誌】
一気に寒くなってきましたね。
明日はもう10月です。
この季節は体の調子が悪くなりやすいので、
体調管理をしっかりしなければ
なんせ、8月上旬も熱出して
1週間なにもできず倒れてましたからね。
長い記事を読んでいただき
ありがとうございます。
【関連記事】
泉さんの前作
【チェックシートを導入せよ!!】「仕組み」仕事術
(^^)/
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1 ■ご紹介ありがとうございます。
nemoさん、こんばんは。
遅くなりましたが、ご紹介ありがとうございます！
この本、確かに実践しやすそうですよね。
その辺りをプロデュースされた本田さんも狙ったのかもしれません。
すごく良く出来た本だと思いました。