Chipapa の備忘録

忘却は、人間の味方であり敵であり。。忘れたくない珠玉の思い出達を書いていこう♪


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社労士(まだ登録できないけど)業務に転職し、ジムショの看板を背負ってお客さんと直接相対するようになって色々学ぶことが多い。

それまで、会社の編集部やマーケティング部など、お金を使う側の仕事をしていたが、今はお金をもらう側の仕事をしている。そうすると、勢い、経済活動上「お金」の動きを軸に見ると、お客様より下手に出る必要がある。なんだかんだ言ったって、やっぱり、お客様に満足してもらえる仕事をしてその対価としてお金をいただかないことには生きていけないわけだから。

この立場になり、今までお金を使う側にいた私は、広告代理店さんや印刷会社さんやライターさんや、その他様々な皆さんに、なんてワガママな要求をしてたんだろ、Chipapaの要求はいつもメンドウだな、なんて思われていたかしら、今更ながらゴメンナサイ、ワガママに応えてくれた皆様、どうもありがとう・・なんて思ったりもして。

そう考えると、新入社員にまずは営業を経験させる会社も多いと思うが、理にかなっているんだろうと思う。お客さまとフロントで接して、その温度や感覚やコミュニケーション方法やらを経験することは、商売をするに際に非常に重要だから。

まぁ、私も色々と学んでいることは多いが、お客さまとのコミュニケーション方法でこれは非常に良い学びだと思ったことをご紹介。

名づけて、『”一旦お預かり”のマジック』♪

どんな方法かというと、お客さまからの問い合わせの答えがその場ですぐに分かっても、『承知しました。もう少し調べてご返答します』と”一旦お預かり”してしまうこと。そうして、適切な時間を取ってからこちらからご連絡して回答する。

我々サムライ業や、無形のサービスを提供する仕事だったりすると、相談されることも多いと思う。その際に、お客さまからの依頼が法律上あるいは技術的に非常に困難、もっと言ってしまえば違法だったりして実現不可能である場合もある。そんなときでも、お客さまは実現すること、可能であることを求めているのが心理。

であれば、お客さまの要求を実現させるべく検討するのは勿論のこと、難しいがなんとか検討するという態度を見せておくと、結果として不可能だと返答したとしても、お客様はその回答を受け入れる準備ができてきている。「あ、検討してくれたけど、やっぱりダメなのか。。」と。

同じ回答でも、即答では反感を買うのに、一旦預かると受け入れてもらえるから、”一旦お預かり”のマジック♪


社労士業務で例えを挙げると。

例えば、お客さまから「定年を60歳から55歳に引き下げたいんだけど、良いのかな?」なんていう質問があったら。

この場合、回答は非常にシンプル。
調べるまでもなく、無理。

ちょっと解説すると・・・

現在定年を定める場合は60歳を下回ってはいけないと法律で規定されている。それどころか、急速な高齢化社会の実情に合わせ「高年齢者雇用安定法」により、平成25年4月1日までに段階的に定年を65歳までに引き上げることが規定されている。

といわけで、回答は「No」。社労士業務をしている立場の人間からすれば、定年を55歳にすることができないなんて、常識中の常識。

でも、これをそのまんま、その場で回答しちゃうと、不満に感じるのがお客さま。だって、そんな質問をするお客さま自身も、多分無理っていうことに薄々気付いているんだから。

だからそんな時にも「承知しました。現在の法律では定年は60歳を下回ってはいけないと規定されていますが、なんらかの方法がないか調べてみます」と一旦預かる。

で、少し時間を取ってから、「やはり無理のようです・・・」と、法律上の背景をできるだけ丁寧に報告する。するとあら不思議。やっぱりダメか、と納得してくれたりする。

ま、全部が全部一旦預かるのが良いわけではなく、お客さまによってはすぐ回答して欲しいシチュエーションだってあるわけで、使い分けではあるけれど。どんなことでも全部全部”一旦預かっ”っちゃったら、早く答えが欲しいお客さまからは対応が遅い、知識がないようで安心できない、などの不満に繋がっちゃうので乱発も考えもの。

ではあるが。
一つのコミュニケーションの手法として、”一旦お預かり”のマジック、使えます。

それから。
この方法を気付かせるためにボツリと漏らしてくださったお客さまと、それをやんわりと伝えてくれた上司に大感謝。どうもありがとうございます!!
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5月最後の金曜日の夜、同僚が「やっと繁忙期の終章が終わったよ」と言って帰っていった。

会計事務所というものは、12月の年末調整から3月の確定申告、その後、3月決算会社の法人税申告期限の5月末までが一番忙しい。私は社労士業務担当だから、会計税務はやらないけれど、隣で見るに、年末調整と確定申告はとにかく量が多く期限内にバタバタと仕上げていく感じで年中行事感が強いけれど、決算&法人税申告の仕事は、それに加えて内容的なプレッシャーが非常に強いように見える。やはり、会社の1年の総決算をして、利益損失を決定し、税金を納めるためのものだから、絶対に間違えてはいけないものだからだろう。ま、どんな仕事も間違えはいけないけれど、取り返しが付かないという意味で非常に神経を使うのだと思う。

そんな最繁忙期を終えて職場を後にする同僚は、清清しい顔をしていた。
最繁忙期のエピローグ。
お疲れさまでした♪

それに対して、我々社労業務担当にとっては、これからが勝負。

労災保険・雇用保険の保険料の申告・納付、社会保険料の改定業務、賞与支払い届け、給与の住民税特別徴収の切り替え、所得税の納期特例申告など、6月から7月に申告や届けの期限が設定されているものが非常に多いので。

5月最後の金曜日の夜は、だから、私にとっては最繁忙期へのプロローグ。清清しい顔をして帰る会計税務担当の同僚を見送り、まだ計算を終えていない担当先の労働保険の計算をゴリゴリやった。金曜日の夜だけじゃ計算しきれなくて、翌日土曜日まで出社して、なんとかほぼすべての下計算は終えた。

来週からは、お客さんのところに届く申告書を回収し、清書⇒申告⇒納付書届け、という一連の申告作業本番。

さて。
縁あって、当駄ブログをご訪問くださった社労業務関係の皆さん。
最繁忙期をがんばって乗り切りましょう!

それから、縁あって当駄ブログを見てくださっている社労士受験生の皆さん。
本試験まであと3ヶ月を切り、模試、法改正セミナー、横断セミナーなど、いよいよ大詰めですね。
頑張ってください!
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勤務で社労士業務を始めてから、車に沢山ファイルを積んでお客さんのところを回ることが多い。時に、1時間かけて車で走り、お客さんの会社の社長とお話したり。総務部の方の、あれやこれやの相談事項を聞いたり。どうしても急いで印鑑をいただく必要があり車を走らせたりすることもある。

もう少し効率的に動く必要を感じることもあれば、やはり、お客さんの所に行き直接話さなければ埒が明かないということもあり。

お客さんだけじゃなくて、例えばハローワークに提出する離職票などは、電子申請はまだ対応していないし、そうすると、直接出向くか郵送しかない。

今の時代、メールやネットでかなり効率化はされているけれど、サムライ系ジムショの仕事はまだまだ途上だなと感じることもあり。それが私が知っているジムショだけの話なのか、ジムショ全般がそうなのかは情報が少なく断言できないけれど。

色々書いたが、要するに、1時間程度もかけて車で走りお客さんのところに行ったり役所に届けるのはそれなりに気合が要る。どうせ同じ方面に行くならばと、複数の用事を一遍に済まそうとするとかなり気も遣うし。まだそれが私には上手にできなくて、一つ一つこなそうと思うから、勢い移動も多くなる。これは、もっと訓練が必要。

ま、そういうのもひっくるめて勉強にはなっているが、そんな中、ある会社の社長が帰りがけにリポビタンDを1本くれた。「帰りの車ででも飲んで。がんばってね」と。

ちょうど、その社長とは、定年退職をする社員に、より良い待遇をしてやるための方策のお話をしたところだった。社長は、今まで聞いたこともないくらいの、ビックリな優しい待遇を考えていた。私が社員なら、多分泣いて喜ぶ。

社長にその話を聞いて、社長がこれまで築いてきた仕事や人間関係も恐らくすべて、この社長の思いやりと優しさがベースにあるんだろうと思った。ある製品のパーツを作る、小さなメーカー。社長、奥さん、数人の従業員だけの小さな会社。地道に真面目に仕事をしてきたんだろう。

そんな会社の社長がくれた、1本のリポビタンD。

多分これまでも、社員にお客さんに家族に友だちに、社長はこういう気遣いをずっとずっとしてきたんだろう。私みたいな、ペーペーの人間にも、丁寧に接してくれる。すごく勉強もしている。

1本のリポビタンD。
愛情1本。

帰りの車でリポビタンDを飲みながら、なんだかホンワカ嬉しい気分♪
社長が教えてくれた、気遣い思いやりの大切さに大感謝。
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「仕事は絶対に間違えてはいけない。仕事なんだから」

上司に言われたこと。
こんな厳しいこと、ってか、考えてみりゃ当たり前か。。でも、こんなにも、シンプルで厳しくて難しいこと、アラフォーになって(だって、35歳だもん)初めて改めて言われた。

仕事は絶対に、間違えてはいけない。
仕事なんだから。


でも、人間は間違いを起こすことがある。
その時にどうするか。

仕事のミス、お客様からのクレームにどう対応するか。

一方で、仕事のミスやお客様からのクレームは、別のチャンスを生むこともある。

ミスやクレームを、永遠の別れにしてしまうのか、チャンスや更なる信頼につなげるのか。

絶対に間違えちゃいけない仕事を、細心の注意を持って真心を込めてやった上で起こってしまったミスから贈られるチャンスの女神の前髪だったりもするから、この世の中も捨てたもんじゃない、って思ってしまう。そういうチャッカリしたところが、私の弱みでもあり強みでもあり。

なんて、屁理屈とか捕らえ方はどうでもよくて。

大原則は。

仕事は絶対に間違えてはいけない。
仕事なんだから。

さて、今週も、元気にいこう♪♪♪♪

当駄ブログを読んでくださっている皆さんも、お仕事とかお勉強とか、家事とか育児とか、色々、今週もうまく行きますように♪
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仕事でノートPCを持ち歩く機会が増えたので、PCバックを購入。

少し前に、イタリアのバッグブランドのFULURAが、どこかのPCメーカーとタイアップで女性向けPCバッグを売り出したけど、値段は高いし、革製で重量もあるしで、デザインは良くてもお値段&機能がなぁ。。なんて思っていた。

あれから数年経ったから、もっと気の利いた可愛くて手ごろなバッグがあるんじゃないかと期待して探してみたら、あった、あった♪職場のお洒落な同僚に教えてもらった。

ニューヨーク発の女性向けPCバッグブランド abbi NEW YORK

色々なデザインがあって迷った。
一つ、ネットショップでは売り切れで再入荷未定と表示されたバッグがすごく気に入ってしまって、メールで問い合わせた。

すると「入荷予定はないが、期待に応えるべく、見本として事務所に2つ保管してあるもののうち1つを販売します」と早々に返事をくれた。この超速でフレクシブルな対応にすごく感激したけれど、結局別のデザインにすることにして、丁重に侘びのメールを入れて、入れ違いにネットショップで注文した。

その翌日、早速発送の連絡と、当初問い合わせたメールアドレスからも、お礼のメールが届いた。

これぞ商売の基本だなぁ、なんて甚く感心。
付加価値の高い商品を、コストを抑えて、お客様が必要なときに素早く提供する。

可愛いPCバッグ、素早くキメの細かい対応。
abbi NEW YORK、とってもオススメです。
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気付けば3月で、春も目前。
明るい春の日の光とか、桜とか、春の浮き足立った空気を想像するとワクワクしちゃうんだけど、今年は今までとは違って、最繁忙期で仕事仕事仕事仕事の毎日。土日まで仕事♪

担当件数が相当数あって、全件完了まで遥か遥かだと途方にくれそうになっていたら上司に言われた。

「簡単なものから片付けろ」
「一つ一つ最後までやってキリをつけ、やるべき件数の分母を減らせ」

なるほど、と、簡単なものから手をつけてキリを付けられるものからキリを付けていったら、数字で結果が見えて気持ち良い。

でも、ちょいっとヘビーな案件が残ってしまっている。失敗。
明日は、ヘビーな案件2件に挑戦して、別の2件の資料の不足分を収集して、あと3件お客さんに資料を最速して、ってやっていると、キリがつくまで目前のものが、あと一歩で完了って所でストップしちゃうのが玉に瑕。

なんて言いながらも一日は暮れてしまう。
淡々と着実に未完了件数の分母を減らして行こう。

大事なのは、期限内に正確に完了し、お客さんに提供すべきサービスをきちんと提供すること。
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今日は朝から大雨で、飛行機の発着なんかにも影響が出て気掛かりだったけど、今日の仕事は無事終了。あー良かった♪終電でも良い気分♪関係者の皆様、どうもありがとうございましたm(u_u)m

来週は月曜からまた怒涛の日々が約束されているけど(笑)、ひとまず一区切り♪お疲れ様、私σ(^-^;)

週末は子供達といっぱい遊ぼう♪

当駄ブログを読んで下さっている方もお疲れ様♪週末お仕事の方もいらっしゃると思うけど、皆様も、良い週末を(^-^)ノ~~
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ちょっと業務が山積していて残業続き。見かねてある人に言われたのは、「やらなくて良いことはやらなくて良いんだから。いかに、どれをやらないか。忙しすぎる時は、それを考えることも大事」


そうだよなあ。所詮時間は有限で、いくら頑張ったって何でも出来るわけじゃ無い。限られた時間やリソースの中でどんだけ効率良くやるのかも考えなきゃだけど、切る仕事も考えなきゃなのか。

愚直に淡々と平常心で仕事をするのが、結局は近道だったりする場合もあるけれど、やらなければならないクリティカルな仕事と、やらなくても良い事の色分けに挑戦してみても良いかもな。


そこんとこ、間違えずに上手に色分けできるようになるのも、これまた精進だなあ。
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沢山の事を動かしている時は、次々に案件が降ってきて、あれもこれもとなりがちだけど、そんな時こそ一つ一つ片付けること。その方が、結果として早いし確実だという事に、やっと気付いた社会人10年目の冬。

一つ一つしか出来ない時に大切なのが、どれを先に片付けるかを考える、つまり優先順位をつけるっていう事。この見極めを見誤ると、イタイ。

やはり、日々これ精進ですな。
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大雑把な性格をしていると、細かいことには神経を使う割に成果がないことも多くて参る。

性格改善は無理だから、では構造改革か、とも考えるが、これもまたなかなか難しい。

まあそれでも。
千里の道も一里から。
できるところから、始めよう♪
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