入社してそろそろ社内の雰囲気に慣れたころですね。
でも、電話対応だけは苦手という方は多いのではないでしょうか？
どんな相手かわからない、聞き取りづらい、
内容が難しくてついていけない、など。
新入社員にはなかなかの難関なのが電話対応です
私はどんな職場にいてもガンガンとることをおすすめします。
それは、仕事を覚えるチャンスにもなるからです。
まず、お得意様の会社名や名前が頭に入るようになると、
先輩達から指示が出た時にスムーズに動けるようになりますし、
取り次いでいるうちに、仕事の流れが見えてきたりもします。
と、言ってもわからない状態で出ることは、
先方にとっては迷惑な話なので、
「新入社員は電話に出るな」と言われているオフィスでは気をつけましょう。
オフィスでの電話対応について3カ条です
２コール以内で出る
電話が鳴ったら、呼び出し音２コール以内で出るように心がけましょう。
３コール（約10秒）以上かかると、
相手には「待たされた」と長く感じてしまうものです。
2コール以内に出られなかった場合は、
「お待たせいたしました」の一言を添えましょう。
用件は必ずメモを取る
電話を取ったら自分の社名と部署名（名前）を名乗ります。
この際、「もしもし？」はNGですよ
「お電話ありがとうございます。○○商事の☆☆です」など。
電話の脇にはメモ帳とペンを用意して、
相手の最初からメモする準備をお忘れなく。
後でメモしようと思っていても、対応に必至で、
電話を切ったとたん、最初に聞いた
肝心の会社名や名前を忘れてることのないようにしましょう
電話の内容は、必ず復唱しましょう。
用件はメモを取りながら確認しておきます。
相手の会社名、所属、名前は必ず確認しましょう。
相手が名乗らない場合は、
「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか？」と聞き直しましょう。
失礼なようですが、誰かわからない電話を
上司に取り次ぐわけにもいきません。
電話中はハキハキと話し、電話が終わったら最後に、
「復唱いたします。～～～～～～」
と、相手に確認してから、
内容を復唱することを忘れないでおきましょう。
でも、電話対応だけは苦手という方は多いのではないでしょうか？
どんな相手かわからない、聞き取りづらい、
内容が難しくてついていけない、など。
新入社員にはなかなかの難関なのが電話対応です
私はどんな職場にいてもガンガンとることをおすすめします。
それは、仕事を覚えるチャンスにもなるからです。
まず、お得意様の会社名や名前が頭に入るようになると、
先輩達から指示が出た時にスムーズに動けるようになりますし、
取り次いでいるうちに、仕事の流れが見えてきたりもします。
と、言ってもわからない状態で出ることは、
先方にとっては迷惑な話なので、
「新入社員は電話に出るな」と言われているオフィスでは気をつけましょう。
オフィスでの電話対応について3カ条です
２コール以内で出る電話が鳴ったら、呼び出し音２コール以内で出るように心がけましょう。
３コール（約10秒）以上かかると、
相手には「待たされた」と長く感じてしまうものです。
2コール以内に出られなかった場合は、
「お待たせいたしました」の一言を添えましょう。
用件は必ずメモを取る電話を取ったら自分の社名と部署名（名前）を名乗ります。
この際、「もしもし？」はNGですよ
「お電話ありがとうございます。○○商事の☆☆です」など。
電話の脇にはメモ帳とペンを用意して、
相手の最初からメモする準備をお忘れなく。
後でメモしようと思っていても、対応に必至で、
電話を切ったとたん、最初に聞いた
肝心の会社名や名前を忘れてることのないようにしましょう
電話の内容は、必ず復唱しましょう。用件はメモを取りながら確認しておきます。
相手の会社名、所属、名前は必ず確認しましょう。
相手が名乗らない場合は、
「失礼ですが、どちら様でいらっしゃいますか？」と聞き直しましょう。
失礼なようですが、誰かわからない電話を
上司に取り次ぐわけにもいきません。
電話中はハキハキと話し、電話が終わったら最後に、
「復唱いたします。～～～～～～」
と、相手に確認してから、
内容を復唱することを忘れないでおきましょう。
ですよ～
